TÖRMÄÄMÖT jatkuvat 26.1.

Seuraava TÖRMÄÄMÖ pidetään 26.1. klo 8-9 teemasta ”Välitilan johtaminen” .

Lisätietoa seuraa ensi viikolla!

Kevään muut ajankohdat ovat 23.2., 27.4., 25.5. ja 14.6. Teemoina

  • Tuuppaus työkaluksi
  • Ekosysteemihallinto
  • Tulevaisuuden ruoka
  • Strateginen transformaatio ja arviointi

TÖRMÄÄMÖSSÄ asiantuntijat eri puolilta julkishallintoa ja yhteiskuntaa kohtaavat tavoitteenaan löytää uusia ratkaisuja yhteisiin haasteisiin. Formaattina on pari napakkaa 15 minuutin pituista alustusta ja sen jälkeen keskustelua ja kontaktien luomista.

Tervetuloa törmäilemään!

Muutoksentekijät & virkamiesten avoin verkosto

Virpi ja Johanna

virpi.einola-pekkinen(at)vm.fi

johanna.kotipelto(at)vnk.fi

Mainokset

Oppiva valtionhallinto – kaikkien etu

 

Kokeilukulttuuri on jalkautumassa vauhdilla valtionhallintoon. Virkamiehiä rohkaistaan nyt hallitusohjelmaa myöten tekemään asioita hallinnolle uudella tavalla: etenemään kokeillen, ketterästi ja saaden myös tuloksia aikaan nopeammin ja kustannustehokkaammin. Kuulostaako itsestään selvältä? Miksei näin ole toimittu aina?

Asiat tarkkaan etukäteen suunnittelemalla aikaansaatu turvallisuuden tunne voi olla myös harhaa

Valtionhallinnon juridis-hallinnollisessa perinteessä suunnittelemalla eteneminen on ollut pitkään vallalla ollut tapa toimia. Se on ollut myös ainoa oikea tapa. Useimmiten se on myös toiminut ja tuottanut tulosta, ts. halutun lopputuloksen. Suunnittelemalla eteneminen pyrkii siihen, että asiat saadaan tehtyä kerralla oikein. Tällöin tekemisen tavoite ja keinot tavoitteen saavuttamiseen ovat jo ennalta selvillä. Tärkeintä onkin varmistaa, että edetään tavoitteeseen ennalta määritellyn suunnitelman mukaisesti, mahdollisimman tehokkaasti. Sanonnat ”Hiljaa hyvä tulee” tai ”Hitaasti, mutta varmasti” ovat tällaista etenemistapaa kuvaavia sanontoja.  Tuntuu turvalliselta, kun on olemassa tarkka suunnitelma, miten edetä. Turvallisuuden tunne voi kuitenkin olla myös harhaa. Mitä, jos valittu suunta ei olekaan oikea?

Jos halutaan uutta, pitää myös toimia uudella tavalla

Jos halutaan saada aikaan jotain uutta, tarkan etukäteissuunnitelman noudattaminen ei ole paras mahdollinen tapa. Kun tehdään niin kuin on aina ennenkin totuttu tekemään, syntyy harvoin uusia ratkaisuja. Todennäköistä on, ettei myöskään opita mitään uutta, sillä kaikki prosessissa tarvittava osaaminen on jo olemassa. Asioissa, jotka ovat monimutkaisia, keskinäisriippuvaisia ja vaativat tarkastelua useasta uudesta näkökulmasta, kannattaa lähteä liikkeelle totutusta poikkeavalla tavalla – kokeillen.

Kokeilussa keskeistä on oppiminen

Kokeilemalla kehittämisen logiikka on toisenlainen. Kokeilussa keskeistä on juuri oppiminen. Koska tavoitteena on, että lopputuloksena syntyy jotain uutta, ei lopputulosta eikä etenkään polkua siihen voida tietää etukäteen.  Siksi kokeillaan, mikä polku on paras eli tuottaa parhaan lopputuloksen. Kokeilulla kehittäminen on myös ketterää eli periaatteena on, että lähdetään liikkeelle, testataan ja korjataan matkan varrella. Kun edetään pienimuotoisesti, myös epäonnistuminen on pienimuotoista. Vaihtoehtona se, että pannaan ”kaikki munat samaan koriin” ja kun epäonnistutaan, epäonnistutaan raskaimman kautta. Pahimmillaan tämä tapahtuu massiivisesti rahaa menettäen ja aikaa tuhlaten.

Myös asiakkaat pitää ottaa kokeiluihin mukaan. Kaikkein paras lopputulos saavutetaan vain yhdessä tehden ja oppien. Käytännöt, jossa asiakkailta kysytään vasta lopputuloksen toimivuutta (jos sitäkään) ja sitäkin harvakseltaan, edustavat hallintokulttuuria, josta haluamme eroon. Mahdollistava hallinto toimii siten, että asiakkaat ovat mukana asioiden valmistelussa, alusta loppuun asti.

Kokeilukiihdyttämö madaltaa kokeilujen käynnistämistä

Myös valtionhallinnossa työnteko on parhaimmillaan oppimista ja ongelmien ratkomista yhdessä. Käynnistimme tänä syksynä valtion virastoille suunnatun kokeilukiihdyttämön. Sen tavoitteena on synnyttää uutta kyvykkyyttä kokeilutoiminnan ympärille, madaltaa kokeilujen käynnistämiskynnystä, poistaa kokeiluihin liittyviä epäluuloja sekä tietysti käynnistää kokeiluja. Kutsuimme mukaan kiihdyttämöön erityisesti toimintatapoihin liittyviä kokeiluja ja saimme mukaan 18 tiimiä eri puolilta valtionhallintoa. Tiimien kokeilut koskevat mm. virtuaalisen yhteistyöalustojen perustamista, suorituskyvyn maksimointia hallinnollisia tukipalveluita tehostamalla, tekoälyn hyödyntämistä e-oppimisessa, HR:n uutta roolia, henkilöstön innostamista sähköisten työvälineiden käyttöön, yhtenäisen työkulttuurin ja työnantajakuvan rakentamista, uusien innovaatioiden syntymistä julkisten hankintojen kautta, verkostomaisen toimintatavan kehittämistä, tiimityötä yli organisaatiorajojen, PPP –yhteistyötä kansainvälisessä start up-mentoroinnissa sekä nuorten syrjäytymisen ehkäisyä. Kokeilukiihdyttämöllä rakennetaan kokeilujen ympärille myös yhteisöllisyyttä ja keskinäistä sparrailuverkostoa (asennetta ”töissä valtiolla, kansalaisten parhaaksi”), madalletaan kokeiluihin lähtemisen kynnystä, vähennetään kokeiluihin liittyviä ennakkoluuloja sekä lisätään tietoisuutta ja osaamista erilaisista (uusista) menetelmistä, kuten mm. palvelumuotoilusta ja hackathonien järjestämisestä.

Ainoastaan epämukavuusalueella voi oppia jotain ihan uutta

Jari Stenvall ja Kaija Majoinen puhuvat ansiokkaasti ”Välitilan johtamisesta” (ARTTU – tutkimusohjelman julkaisusarja 5/2017), jolle on tyypillistä epävarmuus, hämmennys ja suunnan puuttumisen tunne. Välitila haastaa paitsi johtajia, meitä kaikkia toimimaan totutusta poikkeavalla tavalla. Parhaimmillaan ”välitila” onkin luova, uusia kokeiluja ja innovaatioita esiin nostava.

Sumussa navigointi edellyttää rauhallisuutta, mutta päättäväisyyttä, rohkeutta, mutta realismia. Uteliaisuus ja kriittinen ajattelu ovat ehdottomat edellytykset sille, että ylipäätään lähdemme hakemaan entistä parempia ratkaisuja. Älykäs optimismi on sanapari, johon törmäsin hiljattain ja ihastuin heti. Lempisanontani ”jalat maassa, pää pilvissä” on kenties saman asian tutumpi ilmaisu. Riskinotto ja ns. ”moonshot thinking” ovat edellytyksiä sille, että voimme tehdä jotain ennen näkemätöntä ja jopa maailmaa mullistavaa. Pitää siis ajatella isosti, vaikka kokeileekin pienesti. Näillä pärjää jo pitkälle! Myös valtionhallinnossa.

Osaaminen ei ole esteenä kokeiluille

Twitterissä esittämääni kysymykseen ”Mikä estää virkamiestä kokeilemasta?” annettujen vastausten perusteella osaamisen puute ei ole este kokeiluille. Vain 5 % vastaajista oli sitä mieltä, että osaamisen puute on esteenä kokeiluille. Esteinä sen sijaan nähtiin epäonnistumisen pelko (48 % vastaajista) ja johdon kannustuksen puute (47% vastaajista).

Valtionhallinnossa on nyt niin sanotusti ”hyvä pössis”. Paitsi, että uudet toimintatavat synnyttävät uutta osaamista ja lisäävät meidän virkamiesten työn mielekkyyttä, koituvat ne myös hallinnon asiakkaiden eli kansalaisten, yritysten ja koko suomalaisen yhteiskunnan hyväksi, ennemmin tai myöhemmin. Ja kun kehitetään ketterästi kokeillen, pikemminkin ennemmin kuin myöhemmin.

Kokeillaan ja opitaan uutta myös tulevana vuonna!

Virpi Einola-Pekkinen

Kirjoittaja toimii kehittämispäällikkönä valtiovarainministeriössä, toimikenttänään valtionhallinnon toimintatapojen ja toimintakulttuurin uudistaminen

 

Twitterissä:

VEinolaPekkinen

#työ2piste0

#kokeilukiihdyttämö

#muutoksentekijät

Kirjoitus on aiemmin julkaistu Tietoasiantuntija -lehden numerossa 5/2017

Törmäämössä 22.12. klo 8-9 teemana ”Uudistuva palvelujohtaminen”

 

Kuva: Katriina Harjuhahto-Madetoja

Tervetuloa ratkaisuklinikka TÖRMÄÄMÖÖN 22.12. klo 8-9!

  • City as a service” –kaupunki palveluna. Johdattelijana Espoon kaupungin palvelujen kehittämisjohtaja Päivi Sutinen
  • Palvelut maastopuvussa – asiakkaana. Johdattelijana johtaja Timo Viinikainen Puolustusvoimista.

Seuraaminen on mahdollista myös Lyncin välityksellä. Lync-kutsu lähetetään ilmoittautuneille eli muista siis ilmoittautua hyvissä ajoin mukaan myös etänä!

HUOM! Olemme poikkeuksellisesti VM:n tiloissa osoitteessa Mariankatu 9.

Ilmoittaudu oheisen linkin kautta viimeistään 21.12. https://www.webropolsurveys.com/S/D35A912CCA24114A.par

TÖRMÄÄMÖSSÄ asiantuntijat eri puolilta julkishallintoa ja yhteiskuntaa kohtaavat tavoitteenaan löytää uusia ratkaisuja yhteisiin haasteisiin. Formaattina on pari napakkaa 15 minuutin pituista alustusta ja sen jälkeen keskustelua ja kontaktien luomista.

 

TÖRMÄILLÄÄN!

Virpi Einola-Pekkinen                                                Johanna Kotipelto

virpi.einola-pekkinen@vm.fi                                    johanna.kotipelto@vnk.fi

Muutoksentekijät -verkosto                                       Virkamiesten avoin verkosto

Slush – uusasiakashankinnan juhlaa

 

Kävin ensimmäisen kerran Slush-tapahtumassa vuonna 2015. Suomi eli synkkiä hetkiä, kun talous ei vetänyt ja yhteiskunta tarvitsi kipeästi uudistuksia. Ja oli pimeää sekä märkää. Mutta Slush-tapahtumassa kaikki oli toisin! Puhujat hehkuttivat kolminkertaisia kasvulukuja, alustatalouden tuomia mahdollisuuksia sekä huippuunsa virittäytynyttä kasvuyrityskulttuuria. Kirjoitin noista tunnelmista myös  blogissamme https://veroblogit.com/2015/11/13/slush-verottaja-3/).

Kuuntelin esityksiä Verohallinnon näkökulmasta ja mietin, mitä me voisimme tehdä kaikkien näiden unelmien toteuttamiseksi? Mahdollisuuksia oli monia, mutta ehdottomasti parasta olisi, ajattelin,  jos meillä olisi  tiimi, joka keskittyisi auttamaan nimenomaan kasvuyrityksiä. Toisekseen tiimi pitäisi viedä sinne – Slushiin, keskelle asiakkaita.

Tammikuussa olimme valmiita

Tämän vuoden tammikuussa meillä oli pelikortit valmiina kädessämme. Konserniverokeskukseen oli perustettu kasvuyritys-tiimi https://www.vero.fi/yritykset-ja-yhteisot/tietoa-yritysverotuksesta/kasvuyritykset/), jossa olivat edustettuina kaikki merkittävät verolajien asiantuntijat ja tiedossa myös kasvuyrittäjien henkilöverokysymykset. Ja mikä tärkeintä, olimme päättäneet osallistua tapahtumaan.

Aloitimme neuvottelut Slush-tiimin kanssa. Aika pian päädyimme siihen, että osallistumme Founders Day-nimiseen tapahtumaan. Se on pieni sivutapahtuma, jonka kohderyhmä ovat ensisijassa yritysten perustajat.  Tilaisuuteen odotetiin noin 600-700 osallistujaa.

Koimme jymy-yllätyksen

Vanha sanonta ”mitä et voi mitata, et voi johtaa” oli mielessämme, kun suunnittelimme tapahtumaan osallistumista. Asetimme tavoitteeksi järjestää kasvuyritysten ja sijoittajien veroklinikat, auttaa kasvuyrityksiä etabloitumaan Suomeen sekä neuvoa perustajia ja avainhenkilöitä verokysymyksissä. Numeraalisissa tavoitteissa olimme vaatimattomampia. Tavoite oli, että saisimme annettua neuvontaa 5-10 kasvuyrityksen perustajalle.

Toisin kävi. Tilaisuus oli meille todellinen jymy-yllätys. Founders Day-uutiskirjeessä kysyttiin,  kuinka moni haluaisi tavata verottajan. Saimme vastauksen, että 53 henkilöä tai yritystä oli kiinnostunut tapaamisesta. Kun varsinainen päivä koitti, pienehkö ständimme tulvehti asiakkaita. Päivän päätteeksi laskimme, että olimme kohdanneet tapahtumassa 99 asiakasta. Jouduimme jopa kesken päivän hälyttämään yhden ylimääräisen ALV-asiantuntijan paikalle.

Noin puolet kaikista kontakteistamme oli ulkomaalaisia, useammasta maanosasta

Kysyjien joukossa oli startup-yrittäjiä mm. Yhdysvalloista, Kanadasta, Aasian eri maista, Australiasta sekä useasta Euroopan maasta. Johtopäätös näistä tapaamisista on yksiselitteinen. Suomessa on tällä hetkellä imua maailmanlaajuisesti yritystoiminnan aloittamiseksi. Suomen maine läpinäkyvänä sekä yhtenä vähiten korruptoituneena valtiona on laajalle levinnyt. Ja Suomen verohallintoon selvästikin luotetaan eri puolella maailmaa.

Mitä opimme

Ensinnäkin sen, että saimme kontakteja sellaisiin aloittaviin yrityksiin, jotka muuten tuskin olisivat tulleet kysymään meiltä neuvoja. Toisekseen, on parempi mennä paikan päälle kuin jäädä odottamaan asiakkaiden yhteydenottoa. Kolmas ja tärkein oppi – tilaisuus vahvisti sitä näkemystämme, että myös Suomen valtion virastot voivat tehdä aktiivista uusasiakashankintaa. Meille Verohallinnossa Slush oli ehdottomasti parasta uusasiakashankintaa!

 

Mikko Mattinen

Kirjoittaja on Veron viestintäjohtaja

Törmäämössä 17.11. teemana ”Tieto hyödyksi kaikille”

  • Miten hyödyntää olemassa olevaa tietoa nykyistä paremmin?
  • Miten pääsemme parempaan datalla ohjaamiseen?
  • Miten synnytämme uutta tietoa?

Mm. näihin kysymyksiin etsimme vastauksia marraskuun Törmäämössä. Keskusteluun johdattelevat Eija Moisala Yle:stä ja Leena Kononen Tullista.

Seuraaminen on mahdollista myös Lyncin välityksellä. Lync-kutsu lähetetään ilmoittautuneille eli muista siis ilmoittautua hyvissä ajoin mukaan myös etänä!

HUOM! Olemme poikkeuksellisesti VM:n tiloissa osoitteessa Mariankatu 9.

Ilmoittaudu oheisen linkin kautta viimeistään 16.11. https://www.webropolsurveys.com/S/6208F25F701CCE18.par 

TÖRMÄÄMÖSSÄ asiantuntijat eri puolilta julkishallintoa ja yhteiskuntaa kohtaavat tavoitteenaan löytää uusia ratkaisuja yhteisiin haasteisiin. Formaattina on pari napakkaa 15 minuutin pituista alustusta ja sen jälkeen keskustelua ja kontaktien luomista. 

TÖRMÄILLÄÄN!

 

Virpi Einola-Pekkinen                                                Johanna Kotipelto

virpi.einola-pekkinen@vm.fi                                    johanna.kotipelto@vnk.fi

Muutoksentekijät -verkosto                                       Virkamiesten avoin verkosto

Kokeileminen käy organisaation röntgenkuvasta

Kokeilemista kannattaa kokeilla. Uuttahan se ei ole (jos muistelet ”pilotteja”), mutta uutta on siihen suhtautuminen ja kokeilun rakentamisen osaaminen. Ehkä voidaan puhua jo organisaation ”kokeilevan kehittämisen erityisosaamisesta”, jolle voidaan antaa strategistakin arvoa, mikäli toimintaympäristö on jatkuvasti muuttuva.

Kokeilun logiikka on toisenlainen

Kokeilut syntyvät aivan toisenlaisesta kulttuurista kuin perinteiset hankkeet. Kärjistäen voisi sanoa, että hankkeissa tehtiin kaikki mahdollinen (huh), jotta onnistuttaisiin, kun taas kokeilussa pyritään minimaalisella resurssien käytöllä löytämään nopeasti heikot kohdat ja epäonnistumaan. Kun hankemaailma synnyttää varmistamisen kulttuuria, kokeilujen työkulttuuri haastaa etsimään ketterästi parasta tapaa ajatella ja toimia.

Kokeilullakin on tavoite

Kokeilu ei synny heittämällä. Aivan kuten ”lineaarisessa ja vuosikellokehittämisessä”, tarvitaan punnittu idea ja kysymys, jota pyritään ratkaisemaan. Ja tarvitaan ihmiset, joille sillä on merkitystä ja jotka ovat valmiita investoimaan energiaansa itse kokeiluun – ja erityisesti sen jälkeen, kun ollaan paljon viisaampia. Kun kokeillessakin katsotaan kokeilua pitemmälle, jatkuva uudistumistarve otetaan riittävän vakavasti.

Kokeileminen sytyttää sisäistä keskustelua paremmin kuin perinteinen kehittäminen, jossa usein vasta valmiin konseptin lanseeraus on julkinen. Kokemukseni mukaan kannattaakin raivata tilaa sille, että kokeilu on esillä ja ihmisten puheissa. Näin päästään ytimeen, joka on ”MIKSI tämä tehdään”. Kokeilua ei kannata tehdä ainoastaan ”ratkaisun” löytämiseksi, vaan myös ponnahduslautana koko organisaation uudistumiseen. Uskon, että hyvin toteutettu kokeilu peittoaa monet aloitetoimintamallit, koska kokeilujen rakentaminen jo itsessään on ainutlaatuista.

Kokeileminen tuo ketteryyttä

Kokeillessa astutaan epävarmuuteen, jossa kukaan ei voi tietää, mikä toimii ja mikä ei. Röntgenkuvan kulttuurista saa havainnoimalla ihmisten toimintaa ja puhetta kokeiluun liittyen. Röntgenkuvasta näkee, miten työyhteisö sietää epävarmuutta ja innostuu kysymysten kautta kehittämiseen (vs.” vastausten kautta kehittäminen”). Ja eittämättä vaatii tavallista enemmän rohkeutta ryhtyä kokeilemaan, mikäli työpaikalla on ”oikeassa olemisen kulttuuria” tai asiantuntijuus perustuu erityisesti tietämiseen. Kokeilussa on loistavat ainekset sisäiseen yhdessä ajattelun, oppimisen ja tekemisen prosessiin. Kokeilu parhaimmillaan venyttää kulttuuria ketterämmäksi.

Kokeillessa syntyy aineksia uusiin kokeiluihin

Pääsin asiantuntijaksi ja fasilitoijaksi Ympäristöministeriön kokeiluun, jossa tavoitteena oli arvioida henkilökohtaisten tulevaisuuskeskusteluiden hyötyä asiantuntijoille sekä oppia, miten tulevaisuuskeskustelut Ympäristöministeriössä kannattaisi konseptoida. Nyt kokeilu on käynnissä ja minä elän mukana kauempana. Jos kokeilu onnistuu, se tuottaa uusia kysymyksiä, uusia ideoita ja uusia tarpeita. Toiveissa on, että kokemusoppien jakaminen ja kokoaminen ohjaa sykliseen kehittämiseen ja muokkaa kulttuuria. Kokeillessa kehittäminen on jokaisen herkkua – jokaisen työssä on aineksia uusiin kysymyksiin ja kokeiluihin.

Pirjo Nikkilä

Renewal trainer & coachpirjo.nikkila@gmail.com

Trendit, joiden yleisesti arvelemme muokkaavaan työtämme, ovat monelle vielä etäisiä

Alkusyksystä toteuttamaamme Työ 2.0 –verkkoaivoriiheen osallistui yli 1500 valtionhallinnossa työskentelevää esimiestä, asiantuntijaa sekä erilaisissa muissa rooleissa toimivaa valtionhallinnon työntekijää. Kysyimme

  • Miten yleisesti tunnistetut trendit tulevat vaikuttamaan työhön ja työn tekemisen tapoihin?
  • Miten itseohjautuvuus, verkostomainen toiminta, asiakaslähtöisyys ja kokeilemalla kehittäminen näkyvät omassa työssä nyt sekä 3-5 vuoden päästä?
  • Mitä työssä mitataan ja arvioidaan jo nyt ja missä tarvitaan lisää osaamista?
  • Mikä tukee työssä onnistumista, uudistumista ja työhyvinvointia ja missä on parantamisen varaa?
  • Kuinka työn arvioinnista ja kehityskeskusteluista saataisiin enemmän hyötyjä ja mistä niissä tulisi luopua?
  • Mitä nimeä tulos-, tavoite- ja kehityskeskustelusta tulisi jatkossa käyttää?

Suurin vaikutus digitalisaatiolla, alustataloudella sekä osaamiskäsityksen muuttumisella

Vahvimmin työtä ja työn tekemisen ja organisoitumisen tapoja tulevat verkkoaivoriiheen osallistujien mielestä muuttamaan digitalisaatio ja alustatalouteen siirtyminen. Suuria vaikutuksia nähdään olevan myös osaamistarpeiden muutoksilla ja verkottumisen lisääntymisellä. Kolmas vahvasti vaikuttava muutos nähdään olevan opiskelun muuttuminen kertaluonteisesta jatkuvaksi toiminnaksi. Eniten mielipiteet eroavat trendien ”Tarvitsemme uudenlaisia, merkityksellisiä tapoja tulla toimeen ja uudenlaisia turvaverkkoja pirstoutuvan toimeentulon tueksi”, ”Työtä tehdään ilman perinteistä työnantaja – työntekijä-suhdetta”, ”Miltei kaikki mikä voidaan automatisoidaan” sekä ”Oleellista on se, mitä tekee, ei se, missä on töissä”, kohdalla. Eniten samaa mieltä, digitalisaation vaikutusten lisäksi, ollaan trendeistä ”Opiskelu ei ole kertainvestointi vaan jatkuvaa toimintaa”, ”Osaamistarpeet muuttuvat taidoiksi yhdistää uutta tietoa kokonaisuuksiksi ja toimia muiden kanssa” sekä ”Työntekijän oma vastuu kasvaa”.

Verkostoissa työskentely ja asiakaslähtöisyys eivät vielä näyttäydy kaikille

Verkostomainen työskentely ja asiakaslähtöisyys näkyvät tällä hetkellä vahvasti vain noin neljänneksen vastaajista työssä. Nämä ovat siis selvästi molemmat asioita, joihin meidän tulee valtionhallinnossa panostaa jatkossa vielä enemmän. Asiakaslähtöisyyden täytyy olla tämän päivän hallinnossa itsestäänselvyys ja kaikkea toimintaa ohjaava periaate. Verkkoaivoriiheen osallistuneista yli 95 % on sitä mieltä, että asiakaslähtöisyys tulee näkymään heidän työssään vahvasti tai melko vahvasti tulevien 3-5 vuoden aikana.

Myös valtionhallinnossa tehtävä työ tulee siirtymään yhä enemmän tehtäväksi erilaisissa verkostoissa ja yhteenliittymissä. Tätä mieltä ovat myös verkkoaivoriiheen osallistuneet. Yli 95 % osallistujista oli sitä mieltä, että verkostomainen työskentely tulee näkymään vahvasti tai melko vahvasti heidän työssään tulevien 3-5 vuoden kuluessa. Tämä muutos tulee haastamaan nykyiset rakenteemme sekä ohjaus- ja johtamismallimme reippaasti!

Kysymistämme Työ 2.0 -edellytyksistä kokeilemalla kehittäminen toteutuu osallistujien mielestä tällä hetkellä kaikkein huonoiten. Vaikka kokeilukulttuuria on lähdetty viime vuosina määrätietoisesti ja systemaattisesti rakentamaan, on se hallinnon pitkässä perinteessä ja toimintalogiikassa kuitenkin vielä uutta ja vaatii siis vahvaa panostusta ja rohkaisua edelleen.

Itseohjautuvuus on käsitteenä moniulotteinen ja hallinnon toimintaympäristössä melko uusi. Se on myös käsite, joka vaatii kenties kaikkein eniten yhteistä tulkintaa siitä, missä asian suhteen mennään. Lähes 90 % verkkoaivoriiheen osallistujista on näet sitä mieltä, että itseohjautuvuus näkyy heidän työssään jo tällä hetkellä vahvasti tai melko vahvasti. Se on Työ 2.0:n edellytyksistä se, jonka katsotaan olevan parhaalla mallilla jo nyt. Näkemykset kuvastanevat  valtionhallinnossa jo pitkään hyvällä mallilla olevaksi koettua mahdollisuutta vaikuttaa oman työn tekemiseen. Sen sijaan itseohjautuvuus  hierarkioita ja pysyviä funktionaalisia rakenteita haastavana ja täydentävänä toimintamallina ei ehkä näissä vastauksissa ole se näkökulma, jota itseohjautuvuudella tällä hetkellä käytävässä yleisessä keskustelussa tarkoitetaan.

Kaikkien Työ 2.0:n edellytysten, joita siis ovat verkostoina toimiminen, asiakaslähtöisyys, itseohjautuvuus ja kokeilemalla kehittäminen, kehitystrendi nähdään samansuuntaisena eli vahvasti kasvavana tulevien 3-5 vuoden kuluessa. Kokeilemalla kehittämisen vastaajat uskovat lisääntyvän kaikkein voimakkaimmin.

Muutoskankeus, hierarkia ja byrokratia pahimmat esteet

Näkemykset siitä, mikä estää tai vaikeuttaa työn tekemisen siirtymistä uudelle tasolle, liittyvät muutoskankeuteen, kiireeseen, ajan ja resurssien puutteeseen, johtamiseen sekä hierarkkisuuteen ja byrokratiaan. Muutoskankeus, hierarkkisuus ja byrokratia, jotka voidaan nähdä myös olevan yhtä ja samaa kokonaisuutta, muodostavat 51 % vastaajien mielestä suurimman esteeksi koetun kokonaisuuden, kun arvioidaan työn tekemisen siirtymistä uudelle tasolle (Työ2.0).

Arviointiin ja mittaamiseen liittyvässä osaamisessa kehittämisen varaa

Näkemyksiä työn mittaamiseen ja arviointiin pyydettiin kannanottoina Työ 2.0:ssa työstetyn arviointikehikon osatekijöihin. Osatekijöitä ovat asiakaslisäarvo, tuloksellisuus, työtavat, toimintakulttuuri ja oppiminen. Kysyimme siis, mitä em. asioista arvioidaan jo tällä hetkellä riittävästi ja millä em. osa-alueilla on eniten parannettavaa. Tuloksellisuuden arviointi näyttäisi vastaajien mielestä olevan parhaiten hallussa. 77 % vastaajista oli sitä mieltä, että toiminnan tuloksellisuutta mitataan ja / tai arvioidaan heidän organisaatiossaan jo tällä hetkellä. Tosin tuloksellisuuskin voidaan ymmärtää monella tavalla. Kuten eräs vastaaja toteaa: ”Tuloksellisuutta mitataan meillä tyyliin montako selvitystä olet tehnyt, kauanko aikaa niiden tekemiseen on mennyt, montako kirjettä olet postittanut ja kuinka kauan aikaa olet siihen käyttänyt. Kauanko aikaa kokouksissa menee ei kumma kyllä mitata.”

Muut arvioinnin kohteet vaativat sen sijaan selkeästi lisää osaamista ja kehittämistä. Tätä mieltä oli 60 % verkkoaivoriiheen osallistuneista. Kysyimme myös, mitä mittaamisessa ja arvioinnissa tulisi jatkossa painottaa. Vastauksissa painottuvat laatu, vaikuttavuus, työhyvinvointi sekä esimiestyö ja johtajuus. Avoimissa vastauksissa muistutetaan myös siitä, että mittareita ja yhdessä arviointia tarvitaan sen vuoksi, että toimintaa voidaan jatkuvasti parantaa. Tämä oikeastaan aika itsestään selväkin asia kun saattaa meiltä toisinaan unohtua.

Eniten kehittämisen varaa on fiksuissa, asioita eteenpäin vievissä toimintatavoissa

Kysyimme myös, mikä tukee työssä onnistumista, uudistumista, tavoitteisiin pääsemistä ja työhyvinvointia ja missä asioissa on eniten kehittämistarpeita. Työssä onnistumista tukevien asioiden suurimmat kehitystarpeet ovat vastaajien mielestä tekijöissä ”Fiksut, asioita eteenpäin vievät toimintatavat”, ”Uuden kokeilemiseen kannustava toimintakulttuuri” sekä ”Mahdollistava ja kannustava johtaminen”. Asiat, joiden koetaan olevan eniten kunnossa, ovat ”Tiedän, mitä minulta odotetaan”, ”Mahdollisuus tehdä ja oppia uutta yhdessä kollegojen kanssa” sekä ”Mahdollisuus toimia itseohjautuvasti”.

Nykymuotoiset kehityskeskustelut ovat tulleet tiensä päähän

Kehityskeskustelujen toimivuus tai toimimattomuus on ollut keskustelussa jo jonkin aikaa. Myös valtionhallinnossa on aika ajoin kyseenalaistettu koko nykymuotoinen, kerran vuodessa tapahtuva kehityskeskustelukonsepti tarpeettomana ja aikansa eläneenä. Verkkoaivoriihessä kysyimme asioita, jotka ovat kehityskeskustelujen onnistumisen kannalta tärkeitä.

Tärkeimpinä onnistumiseen vaikuttavina asioina vastaajat pitävät sitä, että kehityskeskustelussa työn lisäarvo tulee näkyväksi, työn tulevaisuudesta ja tavoitteista keskustellaan ryhmässä ja että kehityskeskustelut ovat osa päivittäisjohtamista, jolloin myös keskustelun tuotokset tallennetaan ja niitä voidaan joustavasti päivittää.Tärkeänä pidetään myös sitä, että kehityskeskustelun osana laaditaan kehittymissuunnitelma.

Vähiten kannatusta verkkoaivoriiheen osallistujilta sai kehityskeskusteluista luopuminen kokonaan. Kehityskeskustelu nähdään siis edelleen kehityskelpoisena välineenä, mutta  sitä pitäisi uudistaa jatkuvan, pitkin vuotta tapahtuvan, joustavan ja säännöllisen dialogin suuntaan ja samalla päästää irti muodolliseksi ja jäykäksi koetusta lomakkeen täyttämisestä. Tärkeänä pidetään myös sitä, että kehityskeskustelu käydään erikseen palkkavaikutteisesta suoritusarviointikeskustelusta.

Muodon vuoksi käytävien, pakkopullaksi koettujen kehityskeskustelujen aika on siis tullut tiensä päähän.  ”Kaikenlainen byrokraattispohjainen, määräyksiin ja ohjeisiin perustuva kaavakkeiden täyttely ja muu pönötys ei enää toimi”, toteaa eräs verkkoaivoriiheen osallistuja. ”Kehityskeskustelujen tulisi olla osa normaalia toimintakulttuuria ja jokapäiväistä työtä. Ei siis erillinen – kun hallinto ja ohjeistukset vaativat – asennetta”, toteaa toinen.

Kysyimme myös mikä nimi kuvaisi tavoiteltavaa kehityskeskustelua parhaiten. Ehdotuksina nostettiin esille mm. motivaatiokeskustelu, työssä olemisen oikeutuksen kirkastaminen -keskustelu, menestymisen edellytykset -keskustelu, tilannekeskustelu, urapolkukeskustelu ja toimenkuvakeskustelu. Oltiin myös sitä mieltä, että nimi ei ole oleellinen, vaan se, että keskustelu toimii.

Tulokset ovat hyvä pohja jatkokehittämiselle

Kaiken kaikkiaan verkkoaivoriihen tulokset antavat erinomaisen pohjan jatkokehittämiselle. Tulemme avaamaan tuloksia lisää 4.12. pidettävässä työpajassa sekä hyödyntämään niitä eri tavoin muussa meneillään olevassa kehittämistyössä, kuten esimerkiksi yhteisen kehityskeskustelumallin suunnittelussa.

Tärkeää on tulkita tuloksia yhdessä avoimin mielin ja lähteä ennakkoluulottomasti rakentamaan polkua eteenpäin. Kuten eräs vastaajista toteaa ”Muutokset ovat niin nopeita, että motivaatio ja asenne ratkaisevat enemmän työssä oppimisen ja kehittymisen kuin tuuppaaminen suuntaan, josta ei tiedetä”.

Kirjoittajat toimivat kehittämispäälliköinä valtiovarainministeriössä ja Valtiokonttorissa

Virpi Einola-Pekkinen, Niina Turumäki ja Leena Peltola

Tulosyhteenveto löytyy täältä: Työ2.0 tulosyhteenveto 19.10.2017