Kokeilukulttuuri on jalkautumassa vauhdilla valtionhallintoon. Virkamiehiä rohkaistaan nyt hallitusohjelmaa myöten tekemään asioita hallinnolle uudella tavalla: etenemään kokeillen, ketterästi ja saaden myös tuloksia aikaan nopeammin ja kustannustehokkaammin. Kuulostaako itsestään selvältä? Miksei näin ole toimittu aina?

Asiat tarkkaan etukäteen suunnittelemalla aikaansaatu turvallisuuden tunne voi olla myös harhaa

Valtionhallinnon juridis-hallinnollisessa perinteessä suunnittelemalla eteneminen on ollut pitkään vallalla ollut tapa toimia. Se on ollut myös ainoa oikea tapa. Useimmiten se on myös toiminut ja tuottanut tulosta, ts. halutun lopputuloksen. Suunnittelemalla eteneminen pyrkii siihen, että asiat saadaan tehtyä kerralla oikein. Tällöin tekemisen tavoite ja keinot tavoitteen saavuttamiseen ovat jo ennalta selvillä. Tärkeintä onkin varmistaa, että edetään tavoitteeseen ennalta määritellyn suunnitelman mukaisesti, mahdollisimman tehokkaasti. Sanonnat ”Hiljaa hyvä tulee” tai ”Hitaasti, mutta varmasti” ovat tällaista etenemistapaa kuvaavia sanontoja.  Tuntuu turvalliselta, kun on olemassa tarkka suunnitelma, miten edetä. Turvallisuuden tunne voi kuitenkin olla myös harhaa. Mitä, jos valittu suunta ei olekaan oikea?

Jos halutaan uutta, pitää myös toimia uudella tavalla

Jos halutaan saada aikaan jotain uutta, tarkan etukäteissuunnitelman noudattaminen ei ole paras mahdollinen tapa. Kun tehdään niin kuin on aina ennenkin totuttu tekemään, syntyy harvoin uusia ratkaisuja. Todennäköistä on, ettei myöskään opita mitään uutta, sillä kaikki prosessissa tarvittava osaaminen on jo olemassa. Asioissa, jotka ovat monimutkaisia, keskinäisriippuvaisia ja vaativat tarkastelua useasta uudesta näkökulmasta, kannattaa lähteä liikkeelle totutusta poikkeavalla tavalla – kokeillen.

Kokeilussa keskeistä on oppiminen

Kokeilemalla kehittämisen logiikka on toisenlainen. Kokeilussa keskeistä on juuri oppiminen. Koska tavoitteena on, että lopputuloksena syntyy jotain uutta, ei lopputulosta eikä etenkään polkua siihen voida tietää etukäteen.  Siksi kokeillaan, mikä polku on paras eli tuottaa parhaan lopputuloksen. Kokeilulla kehittäminen on myös ketterää eli periaatteena on, että lähdetään liikkeelle, testataan ja korjataan matkan varrella. Kun edetään pienimuotoisesti, myös epäonnistuminen on pienimuotoista. Vaihtoehtona se, että pannaan ”kaikki munat samaan koriin” ja kun epäonnistutaan, epäonnistutaan raskaimman kautta. Pahimmillaan tämä tapahtuu massiivisesti rahaa menettäen ja aikaa tuhlaten.

Myös asiakkaat pitää ottaa kokeiluihin mukaan. Kaikkein paras lopputulos saavutetaan vain yhdessä tehden ja oppien. Käytännöt, jossa asiakkailta kysytään vasta lopputuloksen toimivuutta (jos sitäkään) ja sitäkin harvakseltaan, edustavat hallintokulttuuria, josta haluamme eroon. Mahdollistava hallinto toimii siten, että asiakkaat ovat mukana asioiden valmistelussa, alusta loppuun asti.

Kokeilukiihdyttämö madaltaa kokeilujen käynnistämistä

Myös valtionhallinnossa työnteko on parhaimmillaan oppimista ja ongelmien ratkomista yhdessä. Käynnistimme tänä syksynä valtion virastoille suunnatun kokeilukiihdyttämön. Sen tavoitteena on synnyttää uutta kyvykkyyttä kokeilutoiminnan ympärille, madaltaa kokeilujen käynnistämiskynnystä, poistaa kokeiluihin liittyviä epäluuloja sekä tietysti käynnistää kokeiluja. Kutsuimme mukaan kiihdyttämöön erityisesti toimintatapoihin liittyviä kokeiluja ja saimme mukaan 18 tiimiä eri puolilta valtionhallintoa. Tiimien kokeilut koskevat mm. virtuaalisen yhteistyöalustojen perustamista, suorituskyvyn maksimointia hallinnollisia tukipalveluita tehostamalla, tekoälyn hyödyntämistä e-oppimisessa, HR:n uutta roolia, henkilöstön innostamista sähköisten työvälineiden käyttöön, yhtenäisen työkulttuurin ja työnantajakuvan rakentamista, uusien innovaatioiden syntymistä julkisten hankintojen kautta, verkostomaisen toimintatavan kehittämistä, tiimityötä yli organisaatiorajojen, PPP –yhteistyötä kansainvälisessä start up-mentoroinnissa sekä nuorten syrjäytymisen ehkäisyä. Kokeilukiihdyttämöllä rakennetaan kokeilujen ympärille myös yhteisöllisyyttä ja keskinäistä sparrailuverkostoa (asennetta ”töissä valtiolla, kansalaisten parhaaksi”), madalletaan kokeiluihin lähtemisen kynnystä, vähennetään kokeiluihin liittyviä ennakkoluuloja sekä lisätään tietoisuutta ja osaamista erilaisista (uusista) menetelmistä, kuten mm. palvelumuotoilusta ja hackathonien järjestämisestä.

Ainoastaan epämukavuusalueella voi oppia jotain ihan uutta

Jari Stenvall ja Kaija Majoinen puhuvat ansiokkaasti ”Välitilan johtamisesta” (ARTTU – tutkimusohjelman julkaisusarja 5/2017), jolle on tyypillistä epävarmuus, hämmennys ja suunnan puuttumisen tunne. Välitila haastaa paitsi johtajia, meitä kaikkia toimimaan totutusta poikkeavalla tavalla. Parhaimmillaan ”välitila” onkin luova, uusia kokeiluja ja innovaatioita esiin nostava.

Sumussa navigointi edellyttää rauhallisuutta, mutta päättäväisyyttä, rohkeutta, mutta realismia. Uteliaisuus ja kriittinen ajattelu ovat ehdottomat edellytykset sille, että ylipäätään lähdemme hakemaan entistä parempia ratkaisuja. Älykäs optimismi on sanapari, johon törmäsin hiljattain ja ihastuin heti. Lempisanontani ”jalat maassa, pää pilvissä” on kenties saman asian tutumpi ilmaisu. Riskinotto ja ns. ”moonshot thinking” ovat edellytyksiä sille, että voimme tehdä jotain ennen näkemätöntä ja jopa maailmaa mullistavaa. Pitää siis ajatella isosti, vaikka kokeileekin pienesti. Näillä pärjää jo pitkälle! Myös valtionhallinnossa.

Osaaminen ei ole esteenä kokeiluille

Twitterissä esittämääni kysymykseen ”Mikä estää virkamiestä kokeilemasta?” annettujen vastausten perusteella osaamisen puute ei ole este kokeiluille. Vain 5 % vastaajista oli sitä mieltä, että osaamisen puute on esteenä kokeiluille. Esteinä sen sijaan nähtiin epäonnistumisen pelko (48 % vastaajista) ja johdon kannustuksen puute (47% vastaajista).

Valtionhallinnossa on nyt niin sanotusti ”hyvä pössis”. Paitsi, että uudet toimintatavat synnyttävät uutta osaamista ja lisäävät meidän virkamiesten työn mielekkyyttä, koituvat ne myös hallinnon asiakkaiden eli kansalaisten, yritysten ja koko suomalaisen yhteiskunnan hyväksi, ennemmin tai myöhemmin. Ja kun kehitetään ketterästi kokeillen, pikemminkin ennemmin kuin myöhemmin.

Kokeillaan ja opitaan uutta myös tulevana vuonna!

Virpi Einola-Pekkinen

Kirjoittaja toimii kehittämispäällikkönä valtiovarainministeriössä, toimikenttänään valtionhallinnon toimintatapojen ja toimintakulttuurin uudistaminen

 

Twitterissä:

VEinolaPekkinen

#työ2piste0

#kokeilukiihdyttämö

#muutoksentekijät

Kirjoitus on aiemmin julkaistu Tietoasiantuntija -lehden numerossa 5/2017