”Yhdessä enemmän, ei vain paljon” kuvastaa tavoitetta, joka on vaiheittain tunnistettu keskeiseksi neljän organisaation muuttaessa yhteen. Tämä on lähellä myös muotoilun lempilauseita ”Less is more”, ”kill-your-darlings” ja lean-filosofiaa. Sanalla sanoen eri organisaatioiden työkulttuureihin löytyy kuhunkin tapa kertoa yhteistä tarinaa. Team Finland -talon kehittämistyön taustalla on kokemusta työ- ja elinkeinoministeriön työympäristöpiloteista, sekä aktiivinen uusien työnteon tapoihin liittyviin uudistuksiin perehtyminen myös yrityksissä. Digitaaliset, fyysiset ja sosiaaliset työympäristöt avaavat uusia mahdollisuuksia meille kaikille.

Finnvera, Finpro ja Tekes muuttivat monitoimitiloihin ja nimeämättömien työpisteiden maailmaan elokuussa 2016. Yhteensä noin 8 000 neliötä reilulle kuudelle sadalle ihmiselle ei ole vain säästötoimenpide vaan uudenlaisten työnteon tapojen suurharjoitus, jossa kukin organisaatio on säilyttänyt juridisen muotonsa asettautuen silti yhdessä jaettuihin tiloihin. Osuvasti Suomen Teollisuussijoitus aloittaa samassa yhteisössä tammikuusta 2017, kun juhlimme Suomi 100 -vuotta.

Hyvissä juhlissa uskaltaa tutustua uusiin ihmisiin ja liikkua. Työyhteisöstä löytyy siis erinomaisia emäntiä ja isäntiä, jotka perehdyttävät talon tapoihin ja auttavat kollegoja. Kutsumme näitä muutosagentteja Team Finland –talokummeiksi. He ovat perehtyneet ennalta muutoksen vaiheisiin seuraamalla tilojen valmistumista ja osallistumalla muutoskoulutukseen. Henkilöstö on niin suuri, että on tärkeää tuoda esiin vaikuttamisen mahdollisuudet.

Törmäytysten edistämiseksi näin suuressa tilassa hyödynnämme kahvia ja asiakaslähtöistä asennetta tavoitteissa. Suunnitteluvaiheessa huomioitiin toiminnoille erilaisia luontaisia kulkureittejä. Niitä pilotoitiin kaikille yhteisissä työpajoissa ja Lepakko-tour -kävelyllä työmaavaiheessa. Yhteensä noin 200 osallistujaa eli niin monta viestinviejää tulevasta muutoksesta syntyi jo vuosi ennen muuttoa. Vuosittaisiin tilaisuuksiinkin liitettiin kutsu sisarorganisaatioille ja luotiin erilaisia tapoja vaikuttaa tilan kehittämiseen. Työympäristöllä voidaan siis johtaa uuteen ajatteluun. Tässä harjoituksessa yksi keskeinen haaste ja ilo on ollut organisaatioiden erilaisuus. Kaikkien on pitänyt huomioida muiden tuomat vaikutteet ja altistaa oma prosessi tutustumiselle toisiin.

Yhteiset työteon tavat kävivät läpi henkilöstön osallistamisen. Pelin Henki -dokumentin kirjoittamisessa huomattiin kullekin ominaisia tapoja painottaa viihtyvyyteen liittyviä asioita. Kaikissa vaiheissa pyrittiin yhtä aikaa keskusteluttamaan johtoryhmiä, henkilöstöä laajasti ja viestimään niin raakilevaiheet kuin linjaratkaisut. Nimeämättömien työpisteiden linjaus tehtiin hyvin varhaisessa vaiheessa, ja se ohjasi myös muotoilua erilaisten esiin nostettujen tarpeiden havainnoimiseksi. Lähes poikkeuksetta tilanteisiin on löytynyt kaikille organisaatioille yhteisesti hyödynnettävä muuntautuva ratkaisu. Tämän asenteen lanseeraamiseksi järjestettiin ensimmäisinä muuttopäivinä arpajaisia, joissa jokainen sai lokeronsa avaimen kerros- ja toiminnoittain sijoittumisen jälkeen. Samalla tuli tavanneeksi muutoksessa tukea antavan kummin ja sai perehdytyksen tilojen mahdollisuuksiin.

Verkostoituminen on jokaisen voimavara. Varmistaaksemme mielekkään ja sisältötavoitteisiin pohjautuvan törmäytyksen ja tasapuolisen sijoittautumisen talossa teimme runsaasti taustatyötä. Toimintojen sijoittelu eri kerroksiin ja talokompleksiin perustui ”muotoilija jalkautuu” havainnointiin, työteon tapojen seuraamiseen ja erilaisten yksiköiden haastatteluihin kaikissa organisaatioissa. Yhteisen työkulttuurin kehittämiseksi on tärkeää myös oppia pois vanhoista tavoista. Siihen työympäristöjohtaminen ja iso loikka luovat riittävän suuren ja vaativan latauksen. Ihmisillä on luontainen halu tehdä asioita hyvin ja oppia uutta, jos uusi koetaan turvalliseksi.

Kaiken kaikkiaan talon hengen eteen on ponnistellut moni ”työpaketti” ja saavuttanut kohtuullisen valmiin version muuttoon mennessä. ICT- ja turvaryhmä, yhteinen viestintä, tila- ja työnteon tavat ja brändi tarkoittaen asiantuntijoiden työllään edustamaa kokemusta asiakkaalle ja näkymiä, joita talon asiakkaille suunnatuissa tiloissa voidaan tarjota, ovat tehneet työtä yli organisaatiorajojen. Kun tähän liittää tavoitteiksi innovatiivisuuden aidon näkymisen arjessa, asiakkaiden kansainvälistymisen edistämisen ja luotettavat palvelut, rahoituspäätösten sujuvuuden jne., aletaan olla lähellä sitä, miksi panostamme uusilla tiloilla ihmisiin. Talo on käyttöliittymäsuunnittelua parhaimmillaan ja kuvaa koko Team Finland -verkoston mahdollisuuksia niin yhteyksinä Suomen eri alueille kuin maailmalle. Iloitsemme, sillä tämä on jollain tapaa historiallinen mahdollisuus saada olla innovoimassa hallinnon uusia tapoja tehdä työtä. Kehitämme kyvykkyyksiä nyt yhdessä.

Kuva: Tilasuunnittelua visualisoitiin monella tapaa hankkeen edetessä. Kuva lokakuun Lepakko-tour -päivästä 10/2015

Yhteisten seinät ja tiivistyvä yhteistyö saivat meidän myös havahtumaan siihen, mitä meidän on tehtävä yhdessä rakentaaksemme tätä uudenlaista työyhteisöä. Yksi tärkeä pala, minkä tässä haluamme nostaa esiin, on esimiesten muutosjohtamisen tukeminen. Halusimme tuoda esimiehille mahdollisuuden verkottua keskenään sekä miettiä muutosta ja sen läpivientiä, olipa kyseessä uusi toimitila tai oman yksikön muu muutos. Päätimme lähestyä muutosta inhimillisen muutosprosessin näkökulmasta – miten esimies voi edesauttaa tiimiläistään kulkemaan sujuvasti sen matkan, jonka jokainen joutuu kulkemaan silloin, kun muutos koskettaa meitä henkilökohtaisesti. Pohdimme esimiesten kanssa, miten puhua niistä tunteista, joita muutos herättää, miten hyödyntää niitä esimiestyössä ja miten lakata olettamasta toisen suhtautumista tilanteeseen. Yhden ryhmän kanssa mielestämme syntyi tärkeä havainto jatkoakin ajatellen – miten puhua tunteista uudessa toimitilassa? Aiemmin koppikonttorissa sen kuin vain vedettiin ovi kiinni, mutta uusissa tiloissa – jotta kunnioitus toista kohtaan säilyy – on rohkeasti käytettävä käytävän ja street cafen sijasta neukkareita ja ehkä esimiehenä ennakoitava tämä jo etukäteen.

Uudet toimitilat haastavat meitä miettimään johtamistamme joka päivä – jatkamme esimiesten kanssa muutosvastarinnan pohdinnalla – katsotaan mitä se ja uusi tila saa meitä pohtimaan 🙂

 

Kuva: Muotoiluratkaisut tehtiin osallistaen

Sirpa Fourastie ja Laura Ylä-Sulkava, Team Finland -talon puolesta