Alkusyksystä toteuttamaamme Työ 2.0 –verkkoaivoriiheen osallistui yli 1500 valtionhallinnossa työskentelevää esimiestä, asiantuntijaa sekä erilaisissa muissa rooleissa toimivaa valtionhallinnon työntekijää. Kysyimme

• Miten yleisesti tunnistetut trendit tulevat vaikuttamaan työhön ja työn tekemisen tapoihin?
• Miten itseohjautuvuus, verkostomainen toiminta, asiakaslähtöisyys ja kokeilemalla kehittäminen näkyvät omassa työssä nyt sekä 3-5 vuoden päästä?
• Mitä työssä mitataan ja arvioidaan jo nyt ja missä tarvitaan lisää osaamista?
• Mikä tukee työssä onnistumista, uudistumista ja työhyvinvointia ja missä on parantamisen varaa?
• Kuinka työn arvioinnista ja kehityskeskusteluista saataisiin enemmän hyötyjä ja mistä niissä tulisi luopua?
• Mitä nimeä tulos-, tavoite- ja kehityskeskustelusta tulisi jatkossa käyttää?

Suurin vaikutus digitalisaatiolla, alustataloudella sekä osaamiskäsityksen muuttumisella

Vahvimmin työtä ja työn tekemisen ja organisoitumisen tapoja tulevat verkkoaivoriiheen osallistujien mielestä muuttamaan digitalisaatio ja alustatalouteen siirtyminen. Suuria vaikutuksia nähdään olevan myös osaamistarpeiden muutoksilla ja verkottumisen lisääntymisellä. Kolmas vahvasti vaikuttava muutos nähdään olevan opiskelun muuttuminen kertaluonteisesta jatkuvaksi toiminnaksi. Eniten mielipiteet eroavat trendien ”Tarvitsemme uudenlaisia, merkityksellisiä tapoja tulla toimeen ja uudenlaisia turvaverkkoja pirstoutuvan toimeentulon tueksi”, ”Työtä tehdään ilman perinteistä työnantaja – työntekijä-suhdetta”, ”Miltei kaikki mikä voidaan automatisoidaan” sekä ”Oleellista on se, mitä tekee, ei se, missä on töissä”, kohdalla. Eniten samaa mieltä, digitalisaation vaikutusten lisäksi, ollaan trendeistä ”Opiskelu ei ole kertainvestointi vaan jatkuvaa toimintaa”, ”Osaamistarpeet muuttuvat taidoiksi yhdistää uutta tietoa kokonaisuuksiksi ja toimia muiden kanssa” sekä ”Työntekijän oma vastuu kasvaa”.

Verkostoissa työskentely ja asiakaslähtöisyys eivät vielä näyttäydy kaikille

Verkostomainen työskentely ja asiakaslähtöisyys näkyvät tällä hetkellä vahvasti vain noin neljänneksen vastaajista työssä. Nämä ovat siis selvästi molemmat asioita, joihin meidän tulee valtionhallinnossa panostaa jatkossa vielä enemmän. Asiakaslähtöisyyden täytyy olla tämän päivän hallinnossa itsestäänselvyys ja kaikkea toimintaa ohjaava periaate. Verkkoaivoriiheen osallistuneista yli 95 % on sitä mieltä, että asiakaslähtöisyys tulee näkymään heidän työssään vahvasti tai melko vahvasti tulevien 3-5 vuoden aikana.

Myös valtionhallinnossa tehtävä työ tulee siirtymään yhä enemmän tehtäväksi erilaisissa verkostoissa ja yhteenliittymissä. Tätä mieltä ovat myös verkkoaivoriiheen osallistuneet. Yli 95 % osallistujista oli sitä mieltä, että verkostomainen työskentely tulee näkymään vahvasti tai melko vahvasti heidän työssään tulevien 3-5 vuoden kuluessa. Tämä muutos tulee haastamaan nykyiset rakenteemme sekä ohjaus- ja johtamismallimme reippaasti!

Kysymistämme Työ 2.0 -edellytyksistä kokeilemalla kehittäminen toteutuu osallistujien mielestä tällä hetkellä kaikkein huonoiten. Vaikka kokeilukulttuuria on lähdetty viime vuosina määrätietoisesti ja systemaattisesti rakentamaan, on se hallinnon pitkässä perinteessä ja toimintalogiikassa kuitenkin vielä uutta ja vaatii siis vahvaa panostusta ja rohkaisua edelleen.

Itseohjautuvuus on käsitteenä moniulotteinen ja hallinnon toimintaympäristössä melko uusi. Se on myös käsite, joka vaatii kenties kaikkein eniten yhteistä tulkintaa siitä, missä asian suhteen mennään. Lähes 90 % verkkoaivoriiheen osallistujista on näet sitä mieltä, että itseohjautuvuus näkyy heidän työssään jo tällä hetkellä vahvasti tai melko vahvasti. Se on Työ 2.0:n edellytyksistä se, jonka katsotaan olevan parhaalla mallilla jo nyt. Näkemykset kuvastanevat  valtionhallinnossa jo pitkään hyvällä mallilla olevaksi koettua mahdollisuutta vaikuttaa oman työn tekemiseen. Sen sijaan itseohjautuvuus  hierarkioita ja pysyviä funktionaalisia rakenteita haastavana ja täydentävänä toimintamallina ei ehkä näissä vastauksissa ole se näkökulma, jota itseohjautuvuudella tällä hetkellä käytävässä yleisessä keskustelussa tarkoitetaan.

Kaikkien Työ 2.0:n edellytysten, joita siis ovat verkostoina toimiminen, asiakaslähtöisyys, itseohjautuvuus ja kokeilemalla kehittäminen, kehitystrendi nähdään samansuuntaisena eli vahvasti kasvavana tulevien 3-5 vuoden kuluessa. Kokeilemalla kehittämisen vastaajat uskovat lisääntyvän kaikkein voimakkaimmin.

Muutoskankeus, hierarkia ja byrokratia pahimmat esteet

Näkemykset siitä, mikä estää tai vaikeuttaa työn tekemisen siirtymistä uudelle tasolle, liittyvät muutoskankeuteen, kiireeseen, ajan ja resurssien puutteeseen, johtamiseen sekä hierarkkisuuteen ja byrokratiaan. Muutoskankeus, hierarkkisuus ja byrokratia, jotka voidaan nähdä myös olevan yhtä ja samaa kokonaisuutta, muodostavat 51 % vastaajien mielestä suurimman esteeksi koetun kokonaisuuden, kun arvioidaan työn tekemisen siirtymistä uudelle tasolle (Työ2.0).

Arviointiin ja mittaamiseen liittyvässä osaamisessa kehittämisen varaa

Näkemyksiä työn mittaamiseen ja arviointiin pyydettiin kannanottoina Työ 2.0:ssa työstetyn arviointikehikon osatekijöihin. Osatekijöitä ovat asiakaslisäarvo, tuloksellisuus, työtavat, toimintakulttuuri ja oppiminen. Kysyimme siis, mitä em. asioista arvioidaan jo tällä hetkellä riittävästi ja millä em. osa-alueilla on eniten parannettavaa. Tuloksellisuuden arviointi näyttäisi vastaajien mielestä olevan parhaiten hallussa. 77 % vastaajista oli sitä mieltä, että toiminnan tuloksellisuutta mitataan ja / tai arvioidaan heidän organisaatiossaan jo tällä hetkellä. Tosin tuloksellisuuskin voidaan ymmärtää monella tavalla. Kuten eräs vastaaja toteaa: ”Tuloksellisuutta mitataan meillä tyyliin montako selvitystä olet tehnyt, kauanko aikaa niiden tekemiseen on mennyt, montako kirjettä olet postittanut ja kuinka kauan aikaa olet siihen käyttänyt. Kauanko aikaa kokouksissa menee ei kumma kyllä mitata.”

Muut arvioinnin kohteet vaativat sen sijaan selkeästi lisää osaamista ja kehittämistä. Tätä mieltä oli 60 % verkkoaivoriiheen osallistuneista. Kysyimme myös, mitä mittaamisessa ja arvioinnissa tulisi jatkossa painottaa. Vastauksissa painottuvat laatu, vaikuttavuus, työhyvinvointi sekä esimiestyö ja johtajuus. Avoimissa vastauksissa muistutetaan myös siitä, että mittareita ja yhdessä arviointia tarvitaan sen vuoksi, että toimintaa voidaan jatkuvasti parantaa. Tämä oikeastaan aika itsestään selväkin asia kun saattaa meiltä toisinaan unohtua.

Eniten kehittämisen varaa on fiksuissa, asioita eteenpäin vievissä toimintatavoissa

Kysyimme myös, mikä tukee työssä onnistumista, uudistumista, tavoitteisiin pääsemistä ja työhyvinvointia ja missä asioissa on eniten kehittämistarpeita. Työssä onnistumista tukevien asioiden suurimmat kehitystarpeet ovat vastaajien mielestä tekijöissä ”Fiksut, asioita eteenpäin vievät toimintatavat”, ”Uuden kokeilemiseen kannustava toimintakulttuuri” sekä ”Mahdollistava ja kannustava johtaminen”. Asiat, joiden koetaan olevan eniten kunnossa, ovat ”Tiedän, mitä minulta odotetaan”, ”Mahdollisuus tehdä ja oppia uutta yhdessä kollegojen kanssa” sekä ”Mahdollisuus toimia itseohjautuvasti”.

Nykymuotoiset kehityskeskustelut ovat tulleet tiensä päähän

Kehityskeskustelujen toimivuus tai toimimattomuus on ollut keskustelussa jo jonkin aikaa. Myös valtionhallinnossa on aika ajoin kyseenalaistettu koko nykymuotoinen, kerran vuodessa tapahtuva kehityskeskustelukonsepti tarpeettomana ja aikansa eläneenä. Verkkoaivoriihessä kysyimme asioita, jotka ovat kehityskeskustelujen onnistumisen kannalta tärkeitä.

Tärkeimpinä onnistumiseen vaikuttavina asioina vastaajat pitävät sitä, että kehityskeskustelussa työn lisäarvo tulee näkyväksi, työn tulevaisuudesta ja tavoitteista keskustellaan ryhmässä ja että kehityskeskustelut ovat osa päivittäisjohtamista, jolloin myös keskustelun tuotokset tallennetaan ja niitä voidaan joustavasti päivittää.Tärkeänä pidetään myös sitä, että kehityskeskustelun osana laaditaan kehittymissuunnitelma.

Vähiten kannatusta verkkoaivoriiheen osallistujilta sai kehityskeskusteluista luopuminen kokonaan. Kehityskeskustelu nähdään siis edelleen kehityskelpoisena välineenä, mutta  sitä pitäisi uudistaa jatkuvan, pitkin vuotta tapahtuvan, joustavan ja säännöllisen dialogin suuntaan ja samalla päästää irti muodolliseksi ja jäykäksi koetusta lomakkeen täyttämisestä. Tärkeänä pidetään myös sitä, että kehityskeskustelu käydään erikseen palkkavaikutteisesta suoritusarviointikeskustelusta.

Muodon vuoksi käytävien, pakkopullaksi koettujen kehityskeskustelujen aika on siis tullut tiensä päähän.  ”Kaikenlainen byrokraattispohjainen, määräyksiin ja ohjeisiin perustuva kaavakkeiden täyttely ja muu pönötys ei enää toimi”, toteaa eräs verkkoaivoriiheen osallistuja. ”Kehityskeskustelujen tulisi olla osa normaalia toimintakulttuuria ja jokapäiväistä työtä. Ei siis erillinen – kun hallinto ja ohjeistukset vaativat – asennetta”, toteaa toinen.

Kysyimme myös mikä nimi kuvaisi tavoiteltavaa kehityskeskustelua parhaiten. Ehdotuksina nostettiin esille mm. motivaatiokeskustelu, työssä olemisen oikeutuksen kirkastaminen -keskustelu, menestymisen edellytykset -keskustelu, tilannekeskustelu, urapolkukeskustelu ja toimenkuvakeskustelu. Oltiin myös sitä mieltä, että nimi ei ole oleellinen, vaan se, että keskustelu toimii.

Tulokset ovat hyvä pohja jatkokehittämiselle

Kaiken kaikkiaan verkkoaivoriihen tulokset antavat erinomaisen pohjan jatkokehittämiselle. Tulemme avaamaan tuloksia lisää 4.12. pidettävässä työpajassa sekä hyödyntämään niitä eri tavoin muussa meneillään olevassa kehittämistyössä, kuten esimerkiksi yhteisen kehityskeskustelumallin suunnittelussa.

Tärkeää on tulkita tuloksia yhdessä avoimin mielin ja lähteä ennakkoluulottomasti rakentamaan polkua eteenpäin. Kuten eräs vastaajista toteaa ”Muutokset ovat niin nopeita, että motivaatio ja asenne ratkaisevat enemmän työssä oppimisen ja kehittymisen kuin tuuppaaminen suuntaan, josta ei tiedetä”.

Kirjoittajat toimivat kehittämispäälliköinä valtiovarainministeriössä ja Valtiokonttorissa

Virpi Einola-Pekkinen, Niina Turumäki ja Leena Peltola

Tulosyhteenveto löytyy täältä: Työ2.0 tulosyhteenveto 19.10.2017