Johtopäätöksiä virkamiesvaihdosta

Syksyllä 2014 kollegani valtioministeriössä kertoi saaneensa Espoosta tiedustelun virkamiesvaihtoon halukkaista. Kevät tulisi olemaan vaalien aikaan rauhallisempi ja mahdollisuutena oli rästilomien pitäminen neljän vuoden tiiviin työtahdin jälkeen. Houkuttelevammalta tuntui kuitenkin tutustuminen Espoon kaupungin ja erityisesti konserniesikunnan toimintaan.  

Maaliskuun alussa 2015 suuntasin kuudeksi kuukaudeksi virkamiesvaihtoon eli henkilökiertoon. Tarkastelen nyt henkilökiertoprosessia lähettävän organisaatio, vastaanottava organisaatio ja vaihdon suorittava henkilön näkökulmasta. Metodinani on osallistuva havainnointi, ja johtopäätökset ovat omiani.

Kuvitelmissani lähettävä organisaatio ja kollegani siellä aloittivat aamukahvinsa ikävöiden virkamies Nyholmia. Ministeriön ja osaston arki pyöri myös ilman minua – en ole korvaamaton (johtopäätös 1).  Kuntia koskevat muutokset ovat arkipäivää myös tällä hallituskaudella. Näin ollen ei ole pahitteeksi tutustua vaihtoni aikana enemmän tai vähemmän perinpohjaisesti Espoon kaupungin toimintaan, johtamiseen ja arkeen. Uskon, että Espoossa saamani kokemukset vahvistavat valtiovarainministeriön jo ennestään vankkaa osaamispääomaa (johtopäätös 2).

Vastaanottavan tahon osalta virkamiesvaihto vaatii etukäteissuunnittelua ja uuden henkilön perehdyttämistä. Olin Espoossa mukana esikunnan arkityössä pöytälaatikkoselvitysten tekemisen sijasta.  Arjessa eläminen mahdollisti osaamiseni  hyödyntämisen parhaalla mahdollisella tavalla (johtopäätös 3). Kävin hyviä keskusteluja eri toimialojen viranhaltijoiden kanssa, tapasin päättäjiä, espoolaisia nuoria ja vanhuksia sekä laajasti monitoimitilassa työskenteleviin kollegoihin. Kaikki  käydyt keskustelut myös paransivat valtio- ja kuntapuolen ymmärrystä ja tietoa toisistaan.Ymmärryksen lisääntyminen tuo puolestaan lisäarvoa kaupungin ja ministeriön yhteistyöhön myös jatkossa (johtopäätös 4).

Kiistämättömänä johtopäätöksenä (5) voin todeta virkamiesvaihdosta olleen hyötyä itselleni. Vaikka mitään kovin yllättävää eteen ei kuudessa kuukaudessa sattunut, osaamiseni sekä laajeni että syventyi. Työskenneltyäni ministeriössä lähes yhtäjaksoisesti yli 10 vuoden ajan olen tahtomattanikin hieman urautunut joihinkin työtapoihin, käytäntöihin ja ajatuksiin. On ollut virkistävää opetella uuden organisaation toimintatapoja ja tarkastella asioita erilaisesta näkökulmasta.

Erästä Espoon kaupungin työntekijää lainaten: “puoli vuotta on liian lyhyt aika kasvaa espoolaiseksi viranhaltijaksi”. Balettitermejä käyttääkseni, kuusi kuukautta ei riitä 32 peräkkäisen fouettén tekemiseen (ballerinan määritelmänä pidetään usein kykyä tehdä 32 fouetté-piruettia). Tavallinen piroutte, alkoi kuitenkin jo sujua. Tärkeää on tasapaino ja hyvä vartalon kannatus, jotta painopiste pysyy oikeassa paikassa.

Inga Nyholm

 

Kirjoittaja työskentelee valtionvarainministeriön kunta ja aluehallinto-osastolla ja oli puolen vuoden ajan henkilökierrossa Espoon kaupungin konserniesikunnassa. Vaihdon lähetessä loppuaan tämä pieni tutkimus julkaistiin alkuperäisasussaan elokuussa Espoon kaupungin intranetissä. Ajatus oli, että kirjoitus kannustaisi kaupungin työntekijöitä virkamiesvaihtoon. Nyt hieman muokattuna versiona se toivottavasti herättää myös muutoksentekijöissä halua käydä välillä katsomassa, millaista on työnteko aidan toisella puolella. Avoimella mielellä voi oppia paljon sekä itsestään että organisaatioista!

Muotoillaan yhdessä moderni VNHY!

Suomen tämän hetken suurimpien haasteiden ratkaisemisessa mukaan lukien julkinen talous ja hallinto tarvitaan nyt monien toimijoiden yhteistyötä ja sitoutumista. Tarvitsemme yhteisen ison kuvan, joka yhdistää visiomme, megatrendit, strategiset tavoitteemme, painopistealueemme ja arvomme ja jonka eteen olemme valmiit yhdessä ponnistelemaan. Tarvitsemme strategista ja ketterää toimintamallia, näkemystä, rohkeutta ja kokeiluja koskien myös rakenteilla olevaa valtioneuvoston hallintoyksikköä. Monimutkaisten ja systeemisten yhteiskunnallisten haasteiden edessä myös ministeriöissä tarvitaan enemmän yhdessä luomisen, jakamisen ja toisiltamme oppimisen toimintakulttuuria. Jotta lopputuotteesta tulee onnistunut, on mukana tuotekehittelyssä oltava myös loppukäyttäjä; uutta luovista neuvottelupöydistä tulee löytyä kehittäjien lisäksi myös substanssiasiantuntemus. Olemme kaikki vastuussa muutoksen aikaansaamisesta ja siinä onnistumisessa – kehittäminen kuuluu jokaisen työpöydälle!

Valtioneuvoston muutosagenttiverkostossa luodaan uutta virkamieskulttuuria tässä ja nyt. Verkosto koostuu erilaisissa tehtävissä eri ministeriöissä työskentelevistä virkamiehistä, jotka haluavat toimia yhdessä, toisiltaan oppien, kyseenalaistaen ja haastaen olemassa olevia totuuksia, rakenteita ja toimintatapoja. Uskomme, että vain näin pystymme varmistamaan, ettemme jatka ”aikanaan oikeiden asioiden tekemistä liian pitkään” vaan uudistumme maailman ympärillämme muuttuessa. Liian pitkään ministeriöt ovat toimineet toisistaan irrallaan. Kokonaisuutta on usein vaikea hahmottaa, tieto on pirstaloitunutta ja osaa prosesseista suoritetaan ja kehitetään kahteentoista eri kertaan kahdellatoista hieman eri tavalla. Yhdessä tekeminen on paitsi kustannustehokasta myös vapauttaa ministeriöissä olevia resursseja strategisempiin tehtäviin lisäten toimintamme tuloksellisuutta ja vaikuttavuutta.

Uudet toimintatavat alkavat vakiinnuttaa rooliaan vanhojen, perinteisempien rinnalla. Viime vuoden toukokuusta lähtien järjestetyt muutosagenttien tapaamiset ja workshopit ovat jo itsessään tarjonneet ennennäkemättömän kokeilualustan uudenlaiselle valtioneuvoston toimintakulttuurille. Ne, jotka osallistuivat tammikuun lopussa Aalto-yliopiston Startup Saunalla Otaniemessä järjestettyyn workshoppiin, kokivat jotakin hyvin erikoista ja normaalista poikkeavaa: joukko toisilleen enimmäkseen tuntemattomia ihmisiä laittoi itsensä ennakkoluulottomasti likoon yhteisen toimintakulttuurin kehittämiseksi. Syntyi joukko ajatuksia siitä, minkälaisia askelmerkit kohti uutta valtioneuvosto -identiteettiä voisivat olla. 

Muutosagenttiverkostossa syntyvä energia on siirtymässä myös yhteisten tapaamisten ulkopuolelle. Ryhmälle on tarjoutunut monia mahdollisuuksia jakaa yhdessä jalostettuja ideoita julkishallinnon kehittämisestä kiinnostuneille tahoille, myös VNHY:n hankevalmistelijoille. Yhteistyöhön ovat osoittaneet kiinnostuksensa myös Sitra sekä suuria muutoksia läpikäynyt YLE. On aika nähdä, että yhä kompleksisemmassa toimintaympäristössä onnistuaksemme tarvitsemme erilaisia toimijoita ja tapoja valmistella asioita. Oleellista on ymmärtää, että vaikka näillä uusilla toimijoilla (VNHY, muutosagenttiverkosto, idea-asteella oleva Suomen Mind Lab -toiminto jne.) on kullakin oma roolinsa ja tehtävänsä, paras lopputulos syntyy niiden välisellä yhteistyöllä. Jaammehan yhteisen päämäärän toimia Suomen parhaaksi.

Yhä useammassa yrityksessä on otettu käyttöön uudenlaiset toimintatavat ja johtamiskulttuuri, joka perustuu arvostamiseen, siilojen murtamiseen ja työntekijöiden voimaannuttamiseen. Näiden kautta luodaan innovatiivinen ja tuloksellinen työyhteisö. Kun keskustellaan siitä, onko tällainen muutos mahdollista myös valtioneuvostossa, törmää usein väitteeseen, etteivät oman organisaation erityispiirteet vain yksinkertaisesti mahdollista uutta toimintatapaa. Myös osaoptimointia esiintyy yhä paljon. Eri ministeriöillä on toki omia erityispiirteitään, mutta takuuvarmasti myös runsaasti samankaltaisuuksia. Näitä on erityisesti sisäisissä, hallinnollisissa prosesseissa ja menettelyissä. Ministeriöissä on myös identifioitavissa erinomaisia käytäntöjä, jotka olisivat laajennettavissa koko valtioneuvostoon. VNHY:tä rakennettaessa tulisi huomio kohdistaa keskitetty – hajautettu -keskustelun ohella myös asiakkaisiin: ministeriöiden johtoon, esimiehiin ja virkamiehiin. Toisin sanoen siihen, miten palvelut tuotetaan siten, että ne olisivat parhaiten, houkuttelevimmin ja samalla kustannustehokkaimmin asiakkaiden saatavilla. Tarvitaan monikanavaisuutta ja asiakassegmentointia.

Muutos aikaansaadaan konkreettisin askelin. Pieni askel voi johtaa harppaukseen henkisten esteiden poistamisessa. Muutosagentit ovat innokkaasti lähteneet kartoittamaan mahdollisuuksia perustaa yhteinen työtila lähelle ministeriöitä, käynnistää yhteistä muutosvalmennusta sekä identifioida todellisia mahdollisuuksia virkamieskiertoon ja osaamisen kartoittamiseen. Kevään aikana konkretisoimme, miten toimii ”mahdollistava hallinto” (vastakohtana esteitä luova ja ylläpitävä hallinto). Tässä työssä ”hallinto” tarkoittaa erityisesti ministeriöitä. Rakenteilla oleva VNHY on upea mahdollisuus meille kaikille.  Myös sen tulee olla ”mahdollistaja” eli mahdollistaa uusi toimintakulttuuri ja uudet toimintatavat. VNHY vaatii onnistuakseen myös diplomatiaa: kykyä tahdikkuuteen strategisia etuja tavoiteltaessa ja viime kädessä kykyä asettaa yhteinen etu oman edun edelle. Monet valtionhallinnon virastot ovat jo läpikäyneet suuriakin muutoksia. Nyt on keskushallinnon vuoro näyttää, mihin se pystyy.  Millaisessa valtioneuvostossa Sinä haluaisit tulevaisuudessa työskennellä?

Virpi Einola-Pekkinen, Heidi Fransila, Merja Niemi, Anna Pakkanen

Kirjoittajat toimivat asiantuntijatehtävissä valtioneuvostossa 

Muutosagenttiverkosto uuteen innostavan valtioneuvoston rakentajana

Ministeriöiden yhteinen, kaikille avoin muutosagenttiverkosto on toiminut viime keväästä lähtien yhteisen mission ,”Suomi ensin – sitten vasta oma ministeriö / toimiala”,  puolesta. Verkosto on tarkoitettu kaikille, jotka haluavat olla luomassa valtioneuvostoon uutta virkamieskulttuuria tässä ja nyt!

Muutosagenttiverkosto on eräänlainen suoran toiminnan joukko-osasto. Siis positiivisesti. Meitä yhdistää ”kokeillaan rohkeasti uutta” –asenne, uteliaisuus sekä tarve kyseenalaistaa olemassa olevia rakenteita ja toimintatapoja. Jos pelkäämme epäonnistumista, pelataan varman päälle eikä synnytetä uutta. Sen vuoksi haluamme ylittää kaikenlaisia rajoja. Niin fyysisiä, mentaaleja, professionaalisia kuin hallinnollisia) ja rakentaa uusia siltoja erilaisten ihmisten ja asioiden välille. Kun emme tarkastella asioita liian kapea-alaisesti, jää tilaa myös uuden luomiselle.

Uskomme, että todella uudet ratkaisut syntyvät rajapinnoissa ja vanhojen, totuttujenkin asioiden uudenlaisessa yhdistämisessä. Uskomme, että koko julkishallinto on suurten muutosten edessä. Ministeriöt ovat avainasemassa muutoksen aikaansaamisessa. Resursseja emme saa lisää, pikemminkin päinvastoin. Samaan aikaan ongelmat, joita ratkomme käyvät yhä monimutkaisemmiksi, ennakoimattomammiksi ja pirullisemmiksi. Tarvitsemme toisillamme olevaa tietoa ja osaamista!

Suuri muutos ei tapahdu kestävästi ilman pieniä päänavauksia. Yhteisissä tapaamisissa olemme listanneet tärkeinä pitämiämme asioita mm. seuraavasti:

  • Valmistellaan asioita ilmiölähtöisesti, ei hallinnollisista rakenteista käsin
  • Poistetaan esteitä: Taklataan tekosyy kerrallaan
  • Tiedon panttaamisesta ja yksin puurtamisen sankarikultista jakamisen kulttuuriin
  • Liiasta suunnittelu-uskovaisuudesta ja virheiden tekemisen pelosta kokeilukulttuuriin
  • Hyödynnetään joukkojen viisaus ja verkostojen voima
  • Kontrollista ja hierarkioista piilevän luovuuden vapauttavaan ja vastuuta jakavaan johtamiskulttuurin
  • Otetaan käyttöön moderneja työtapoja ja –välineitä: digitaalisen läsnätyön ideologia
  • Arvostetaan toinen toisiamme ja sallitaan se, että olemme yksilöinä erilaisia

Haluamme kulkea kohti

  1. Antamisen kulttuuria
  2. ”Sen saat, mistä luovut”
  3. Eroon ahdistavasta hankepaljoudesta
  4. Tiedon yhteistä tulkintaa ja hyödyntämistä
  5. Yhdessä tekemistä
  6. Moninaisuuden ja eri mieltä olemisen sallivaa kulttuuria
  7. Rikastuttavalla dialogilla ja älyllisellä ristiinpölytyksellä mahdollistetaan rajapinnoissa syntyvät innovaatiot
  8. Fiksuja, moderneja työtapoja
  9. Mielekkäiksi koetuilla työtavoilla varmistetaan paras mahdollinen työtulos

Uskomme, että voisimme saada vielä paljon enemmän aikaan, jos mahdollistamme ja luomme kannusteita ministeriöissä olevan osaamisen yhdistämisen ”Team Finland –hengessä” Suomen hyväksi. Näin ministeriöille osoitetuilla verovaroilla saadaan myös kokonaisvaikuttavuudeltaan parempia tuloksia aikaan.

Todellinen muutos lähtee alhaalta. Se tarvitsee onnistuakseen kuitenkin myös vahvan tuen johdolta. Kansliapäälliköt ovat antaneet tukensa muutosagenttiverkoston toiminnalle todeten, että se on juuri sellaista yhdessä tekemistä, jota ministeriöiden välille tarvitaan. Olli-Pekka Heinonen on vahvana sparraajana ollut ikään kuin kummisetä koko verkostolle.

Ryhmä synnyttää itse itsensä. Verkosto elää vain sen jäsenten voimalla. Muutosagenttiverkosto on osoittanut tarpeellisuutensa. Jos haluat mukaan postituslistalle, ilmianna itsesi :-). Voit myös vinkata kollegastasi, jossa on mielestäsi muutosagenttiainesta. Tehdään yhdessä valtioneuvostosta entistä tuloksellisempi, yhdessä tekevämpi ja samalla myös mielekkäämpi työpaikka!

Yhteistyöterveisin,

Virpi Einola-Pekkinen
virpi.einola-pekkinen@vm.fi