Johtopäätöksiä virkamiesvaihdosta

Syksyllä 2014 kollegani valtioministeriössä kertoi saaneensa Espoosta tiedustelun virkamiesvaihtoon halukkaista. Kevät tulisi olemaan vaalien aikaan rauhallisempi ja mahdollisuutena oli rästilomien pitäminen neljän vuoden tiiviin työtahdin jälkeen. Houkuttelevammalta tuntui kuitenkin tutustuminen Espoon kaupungin ja erityisesti konserniesikunnan toimintaan.  

Maaliskuun alussa 2015 suuntasin kuudeksi kuukaudeksi virkamiesvaihtoon eli henkilökiertoon. Tarkastelen nyt henkilökiertoprosessia lähettävän organisaatio, vastaanottava organisaatio ja vaihdon suorittava henkilön näkökulmasta. Metodinani on osallistuva havainnointi, ja johtopäätökset ovat omiani.

Kuvitelmissani lähettävä organisaatio ja kollegani siellä aloittivat aamukahvinsa ikävöiden virkamies Nyholmia. Ministeriön ja osaston arki pyöri myös ilman minua – en ole korvaamaton (johtopäätös 1).  Kuntia koskevat muutokset ovat arkipäivää myös tällä hallituskaudella. Näin ollen ei ole pahitteeksi tutustua vaihtoni aikana enemmän tai vähemmän perinpohjaisesti Espoon kaupungin toimintaan, johtamiseen ja arkeen. Uskon, että Espoossa saamani kokemukset vahvistavat valtiovarainministeriön jo ennestään vankkaa osaamispääomaa (johtopäätös 2).

Vastaanottavan tahon osalta virkamiesvaihto vaatii etukäteissuunnittelua ja uuden henkilön perehdyttämistä. Olin Espoossa mukana esikunnan arkityössä pöytälaatikkoselvitysten tekemisen sijasta.  Arjessa eläminen mahdollisti osaamiseni  hyödyntämisen parhaalla mahdollisella tavalla (johtopäätös 3). Kävin hyviä keskusteluja eri toimialojen viranhaltijoiden kanssa, tapasin päättäjiä, espoolaisia nuoria ja vanhuksia sekä laajasti monitoimitilassa työskenteleviin kollegoihin. Kaikki  käydyt keskustelut myös paransivat valtio- ja kuntapuolen ymmärrystä ja tietoa toisistaan.Ymmärryksen lisääntyminen tuo puolestaan lisäarvoa kaupungin ja ministeriön yhteistyöhön myös jatkossa (johtopäätös 4).

Kiistämättömänä johtopäätöksenä (5) voin todeta virkamiesvaihdosta olleen hyötyä itselleni. Vaikka mitään kovin yllättävää eteen ei kuudessa kuukaudessa sattunut, osaamiseni sekä laajeni että syventyi. Työskenneltyäni ministeriössä lähes yhtäjaksoisesti yli 10 vuoden ajan olen tahtomattanikin hieman urautunut joihinkin työtapoihin, käytäntöihin ja ajatuksiin. On ollut virkistävää opetella uuden organisaation toimintatapoja ja tarkastella asioita erilaisesta näkökulmasta.

Erästä Espoon kaupungin työntekijää lainaten: “puoli vuotta on liian lyhyt aika kasvaa espoolaiseksi viranhaltijaksi”. Balettitermejä käyttääkseni, kuusi kuukautta ei riitä 32 peräkkäisen fouettén tekemiseen (ballerinan määritelmänä pidetään usein kykyä tehdä 32 fouetté-piruettia). Tavallinen piroutte, alkoi kuitenkin jo sujua. Tärkeää on tasapaino ja hyvä vartalon kannatus, jotta painopiste pysyy oikeassa paikassa.

Inga Nyholm

 

Kirjoittaja työskentelee valtionvarainministeriön kunta ja aluehallinto-osastolla ja oli puolen vuoden ajan henkilökierrossa Espoon kaupungin konserniesikunnassa. Vaihdon lähetessä loppuaan tämä pieni tutkimus julkaistiin alkuperäisasussaan elokuussa Espoon kaupungin intranetissä. Ajatus oli, että kirjoitus kannustaisi kaupungin työntekijöitä virkamiesvaihtoon. Nyt hieman muokattuna versiona se toivottavasti herättää myös muutoksentekijöissä halua käydä välillä katsomassa, millaista on työnteko aidan toisella puolella. Avoimella mielellä voi oppia paljon sekä itsestään että organisaatioista!

Muutosagenttiverkosto uuteen innostavan valtioneuvoston rakentajana

Ministeriöiden yhteinen, kaikille avoin muutosagenttiverkosto on toiminut viime keväästä lähtien yhteisen mission ,”Suomi ensin – sitten vasta oma ministeriö / toimiala”,  puolesta. Verkosto on tarkoitettu kaikille, jotka haluavat olla luomassa valtioneuvostoon uutta virkamieskulttuuria tässä ja nyt!

Muutosagenttiverkosto on eräänlainen suoran toiminnan joukko-osasto. Siis positiivisesti. Meitä yhdistää ”kokeillaan rohkeasti uutta” –asenne, uteliaisuus sekä tarve kyseenalaistaa olemassa olevia rakenteita ja toimintatapoja. Jos pelkäämme epäonnistumista, pelataan varman päälle eikä synnytetä uutta. Sen vuoksi haluamme ylittää kaikenlaisia rajoja. Niin fyysisiä, mentaaleja, professionaalisia kuin hallinnollisia) ja rakentaa uusia siltoja erilaisten ihmisten ja asioiden välille. Kun emme tarkastella asioita liian kapea-alaisesti, jää tilaa myös uuden luomiselle.

Uskomme, että todella uudet ratkaisut syntyvät rajapinnoissa ja vanhojen, totuttujenkin asioiden uudenlaisessa yhdistämisessä. Uskomme, että koko julkishallinto on suurten muutosten edessä. Ministeriöt ovat avainasemassa muutoksen aikaansaamisessa. Resursseja emme saa lisää, pikemminkin päinvastoin. Samaan aikaan ongelmat, joita ratkomme käyvät yhä monimutkaisemmiksi, ennakoimattomammiksi ja pirullisemmiksi. Tarvitsemme toisillamme olevaa tietoa ja osaamista!

Suuri muutos ei tapahdu kestävästi ilman pieniä päänavauksia. Yhteisissä tapaamisissa olemme listanneet tärkeinä pitämiämme asioita mm. seuraavasti:

  • Valmistellaan asioita ilmiölähtöisesti, ei hallinnollisista rakenteista käsin
  • Poistetaan esteitä: Taklataan tekosyy kerrallaan
  • Tiedon panttaamisesta ja yksin puurtamisen sankarikultista jakamisen kulttuuriin
  • Liiasta suunnittelu-uskovaisuudesta ja virheiden tekemisen pelosta kokeilukulttuuriin
  • Hyödynnetään joukkojen viisaus ja verkostojen voima
  • Kontrollista ja hierarkioista piilevän luovuuden vapauttavaan ja vastuuta jakavaan johtamiskulttuurin
  • Otetaan käyttöön moderneja työtapoja ja –välineitä: digitaalisen läsnätyön ideologia
  • Arvostetaan toinen toisiamme ja sallitaan se, että olemme yksilöinä erilaisia

Haluamme kulkea kohti

  1. Antamisen kulttuuria
  2. ”Sen saat, mistä luovut”
  3. Eroon ahdistavasta hankepaljoudesta
  4. Tiedon yhteistä tulkintaa ja hyödyntämistä
  5. Yhdessä tekemistä
  6. Moninaisuuden ja eri mieltä olemisen sallivaa kulttuuria
  7. Rikastuttavalla dialogilla ja älyllisellä ristiinpölytyksellä mahdollistetaan rajapinnoissa syntyvät innovaatiot
  8. Fiksuja, moderneja työtapoja
  9. Mielekkäiksi koetuilla työtavoilla varmistetaan paras mahdollinen työtulos

Uskomme, että voisimme saada vielä paljon enemmän aikaan, jos mahdollistamme ja luomme kannusteita ministeriöissä olevan osaamisen yhdistämisen ”Team Finland –hengessä” Suomen hyväksi. Näin ministeriöille osoitetuilla verovaroilla saadaan myös kokonaisvaikuttavuudeltaan parempia tuloksia aikaan.

Todellinen muutos lähtee alhaalta. Se tarvitsee onnistuakseen kuitenkin myös vahvan tuen johdolta. Kansliapäälliköt ovat antaneet tukensa muutosagenttiverkoston toiminnalle todeten, että se on juuri sellaista yhdessä tekemistä, jota ministeriöiden välille tarvitaan. Olli-Pekka Heinonen on vahvana sparraajana ollut ikään kuin kummisetä koko verkostolle.

Ryhmä synnyttää itse itsensä. Verkosto elää vain sen jäsenten voimalla. Muutosagenttiverkosto on osoittanut tarpeellisuutensa. Jos haluat mukaan postituslistalle, ilmianna itsesi :-). Voit myös vinkata kollegastasi, jossa on mielestäsi muutosagenttiainesta. Tehdään yhdessä valtioneuvostosta entistä tuloksellisempi, yhdessä tekevämpi ja samalla myös mielekkäämpi työpaikka!

Yhteistyöterveisin,

Virpi Einola-Pekkinen
virpi.einola-pekkinen@vm.fi