Johtopäätöksiä virkamiesvaihdosta

Syksyllä 2014 kollegani valtioministeriössä kertoi saaneensa Espoosta tiedustelun virkamiesvaihtoon halukkaista. Kevät tulisi olemaan vaalien aikaan rauhallisempi ja mahdollisuutena oli rästilomien pitäminen neljän vuoden tiiviin työtahdin jälkeen. Houkuttelevammalta tuntui kuitenkin tutustuminen Espoon kaupungin ja erityisesti konserniesikunnan toimintaan.  

Maaliskuun alussa 2015 suuntasin kuudeksi kuukaudeksi virkamiesvaihtoon eli henkilökiertoon. Tarkastelen nyt henkilökiertoprosessia lähettävän organisaatio, vastaanottava organisaatio ja vaihdon suorittava henkilön näkökulmasta. Metodinani on osallistuva havainnointi, ja johtopäätökset ovat omiani.

Kuvitelmissani lähettävä organisaatio ja kollegani siellä aloittivat aamukahvinsa ikävöiden virkamies Nyholmia. Ministeriön ja osaston arki pyöri myös ilman minua – en ole korvaamaton (johtopäätös 1).  Kuntia koskevat muutokset ovat arkipäivää myös tällä hallituskaudella. Näin ollen ei ole pahitteeksi tutustua vaihtoni aikana enemmän tai vähemmän perinpohjaisesti Espoon kaupungin toimintaan, johtamiseen ja arkeen. Uskon, että Espoossa saamani kokemukset vahvistavat valtiovarainministeriön jo ennestään vankkaa osaamispääomaa (johtopäätös 2).

Vastaanottavan tahon osalta virkamiesvaihto vaatii etukäteissuunnittelua ja uuden henkilön perehdyttämistä. Olin Espoossa mukana esikunnan arkityössä pöytälaatikkoselvitysten tekemisen sijasta.  Arjessa eläminen mahdollisti osaamiseni  hyödyntämisen parhaalla mahdollisella tavalla (johtopäätös 3). Kävin hyviä keskusteluja eri toimialojen viranhaltijoiden kanssa, tapasin päättäjiä, espoolaisia nuoria ja vanhuksia sekä laajasti monitoimitilassa työskenteleviin kollegoihin. Kaikki  käydyt keskustelut myös paransivat valtio- ja kuntapuolen ymmärrystä ja tietoa toisistaan.Ymmärryksen lisääntyminen tuo puolestaan lisäarvoa kaupungin ja ministeriön yhteistyöhön myös jatkossa (johtopäätös 4).

Kiistämättömänä johtopäätöksenä (5) voin todeta virkamiesvaihdosta olleen hyötyä itselleni. Vaikka mitään kovin yllättävää eteen ei kuudessa kuukaudessa sattunut, osaamiseni sekä laajeni että syventyi. Työskenneltyäni ministeriössä lähes yhtäjaksoisesti yli 10 vuoden ajan olen tahtomattanikin hieman urautunut joihinkin työtapoihin, käytäntöihin ja ajatuksiin. On ollut virkistävää opetella uuden organisaation toimintatapoja ja tarkastella asioita erilaisesta näkökulmasta.

Erästä Espoon kaupungin työntekijää lainaten: “puoli vuotta on liian lyhyt aika kasvaa espoolaiseksi viranhaltijaksi”. Balettitermejä käyttääkseni, kuusi kuukautta ei riitä 32 peräkkäisen fouettén tekemiseen (ballerinan määritelmänä pidetään usein kykyä tehdä 32 fouetté-piruettia). Tavallinen piroutte, alkoi kuitenkin jo sujua. Tärkeää on tasapaino ja hyvä vartalon kannatus, jotta painopiste pysyy oikeassa paikassa.

Inga Nyholm

 

Kirjoittaja työskentelee valtionvarainministeriön kunta ja aluehallinto-osastolla ja oli puolen vuoden ajan henkilökierrossa Espoon kaupungin konserniesikunnassa. Vaihdon lähetessä loppuaan tämä pieni tutkimus julkaistiin alkuperäisasussaan elokuussa Espoon kaupungin intranetissä. Ajatus oli, että kirjoitus kannustaisi kaupungin työntekijöitä virkamiesvaihtoon. Nyt hieman muokattuna versiona se toivottavasti herättää myös muutoksentekijöissä halua käydä välillä katsomassa, millaista on työnteko aidan toisella puolella. Avoimella mielellä voi oppia paljon sekä itsestään että organisaatioista!

Sosiaalinen media (kriisi)viestinnän välineenä

Kun Finnair vuonna 2013 joutui lakonuhan vuoksi perumaan 130 lentoa, jotka koskivat yli 10 000 asiakasta ympäri maailmaa, yritys turvautui sosiaaliseen mediaan kriisiviestinnän välineenä. Finnairin sosiaalisen median tiimi julkaisi tietoja perutuista lennoista Facebokiin ja Twitteriin ja nopeasti tuotettiin myös videoita Youtubeen, joissa ohjeistettiin, mitä asiakkaiden eri tilanteissa tulee tehdä.

Some-viestinnän lisäksi Finnair toki käytti perinteisiä viestinnän välineitä, kuten omia verkkosivujaan ja asiakaspalveluaan, tiedon jakamiseen. Mutta Finnairin omien tilastojen mukaan keskustelu heidän sosiaalisen median kanavissaan jopa kymmenkertaistui lakonuhan aikana.

Finnairin viestintä sai kehuja niin asiakkailta kuin medialtakin: sosiaalisessa mediassa esitettyihin kysymyksiin vastattiin parhaillaan muutamassa minuutissa. Vaikka nopea viestintä sosiaalisessa mediassa ei välttämättä voi estää kriisiä, kuten tässäkään tapauksessa se ei voinut estää lentojen peruuntumista, vaikuttaa se siihen, miten pahana kriisi asiakkaille tai muille tahoille näyttäytyy.

Sosiaalista mediaa voi ja pitäisikin käyttää yhtenä kriisiviestinnän välineenä kaikissa organisaatiossa, jotka viestintää yleensäkään haluavat tehdä. Erityisesti valtionhallinnossa!

Finnairin silloinen sosiaalisen median päällikkö Anna-Kaisa Varamäki listaa blogikirjoituksessaan ansiokkaasti hyväksi todettuja periaatteita sosiaalisen median kriisiviestintään. Ohjeiden ensimmäinen kohta kuuluu näin: ”On tärkeää, että työkalut ja prosessit ovat kunnossa. Kiireessä ja kriisitilanteessa ei ole aikaa alkaa opettelemaan perusasioita.”

Niinpä sosiaalisen median viestintään pätee sama sääntö kuin muuhunkin viestintään: käytännöt ja luottamuksellinen suhde yleisöön rakennetaan normaalissa arjessa. Kun organisaation sidosryhmät huomaavat organisaation tekevän aktiivista ja luotettavaa viestintää sosiaalisessa mediassa, he hakeutuvat some-kanaviin helpommin myös kriisitilanteessa. Lisäksi media seuraa aktiivisesti esimerkiksi Twitteriä, ja somen kautta viestit medioihin voi saada jopa nopeammin kuin perinteisen lehdistötiedotteen välityksellä –  etenkin tilanteessa, joka muuttuu nopeasti. Tällainen tilanne voisi olla vaikka suuronnettomuus.

Pientä somepainostusta

Joskus someaktivoituminen voi vaatia hieman ulkopuolelta tulevaa painetta. Näin kävi taannoin VR:lle. Muutama vuosi sitten talvella junien jatkuvien myöhästelyjen aikaan VR loisti somessa ainoastaan poissaolollaan. Yllättäen Twitteriin ilmestyi tili, joka parodioi VR:ää. Tilin nimetön pitäjä ilmoitti jatkavansa parodioimista kunnes VR tulee itse Twitteriin.

No hetki siinä meni, mutta lopulta VR tuli, ja palvelee nyt asiakkaita Twitterissä varsin onnistuneesti: vioista, myöhästymisistä ja muista ongelmista tiedotetaan ja asiakkaiden kyselyihin vastataan usein muutaman minuutin sisällä. Tiedän, koska olen itse usein antanut palautetta tai kysynyt VR:ltä jotain Twitterin välityksellä. Oma mielikuvani kyseisestä organisaatiosta on parantunut saamani palvelun myötä.

Mutta sosiaalinen media ei saa olla pelkästään yritysten tai yksittäisten organisaatioiden viestintäväline: sitä tarvitaan ehdottomasti myös valtionhallinnossa.

Osittain valtionhallinnossa on kyllä tartuttu sosiaaliseen mediaan – esimerkiksi ministeriöiltä ja useimmilta viranomaisilta löytyvät omat Twitter-tilit. Mutta valitettavan monilta on jäänyt sosiaalisen median luonne hoksaamatta. Twitterissä viestintää hoidetaan kuten verkkosivuilla on totuttu: tiedotetaan ajankohtaisista asioista. Tiedottamisella on toki oma paikkansa, mutta jos somessa tehdään pelkästään sitä, hukataan suuri mahdollisuus luoda toimiva vuorovaikutus yleisön kanssa.

Valtionhallinnossa on helppo jumiutua rutiineihin ja hallintoon. Tiedän, koska työskentelen itse valtiolla. Organisaatiot ovat isoja ja kankeita eikä tarkkaa asiakasryhmää voi määritellä samoin kuin yrityksissä. Mutta byrokratian rattaissa on herättävä siihen, että valtionhallinnon asiakkaita ovat kaikki kansalaiset. He eivät saa olla kasvotonta massaa, jota ei tarvitse kohdata. Kansalaiset ovat sosiaalisessa mediassa, ja siellä myös valtionhallinnon toimijoiden on heitä kohdattava henkilökohtaisesti avoimeen dialogiin suostuen ja haastaen.

Helsingin kaupungin Rakennusvirasto on loistava esimerkki onnistuneesta sosiaalisen median käytöstä. Jo Twitter-profiilissaan virasto ilmoittaa, että ”jos loukkaannuit, ymmärsit väärin”. Rakennusviraston julkaisuvirta onkin täynnä oivaltavia ja humoristisia heittoja kaupungin arjesta. Ja kyllä, mukana on myös perinteistä tiedottamista.

Ja heillä on yli 11 000 seuraajaa. Se on yksittäiselle virastolle erittäin paljon!

rakennusvirasto

Vaikuta viestimällä

Sosiaalinen media ei varmaan koskaan tule olemaan ainoa viestinnän kanava, mutta se on kasvamassa yhdeksi merkittävimmistä väylistä viestiä ja vuorovaikuttaa asiakkaiden kanssa. Siihen panostaminen vaatii resursseja – tviittaaminen ei voi olla yhden tiedottajan sivubisnestä kaiken muun työn ohessa. Varamäen mukaan Finnairin kriisitapauksessa Suomessa somevuoroja teki yhteensä noin kymmenen henkeä, joiden lisäksi viisi henkeä päivitti eri puolilla maailmaa paikallisia somekanavia, kuten kiinalaista Sina Weiboa.

Kriisiviestintää tehdään, tai ainakin pitäisi tehdä, aina vahvennetulla joukolla verrattuna normaaliin arkeen, joten noin isoja sometiimejä organisaatio ei välttämättä arjessaan tarvitse. Silti on muistettava, että some-viestintä on kokopäiväistä työtä, joka vaatii jatkuvaa trendien seuraamista ja uuden oppimista onnistuakseen hyvin. Somessa myös virheet ovat sallittuja – rohkeasti kokeilemalla hyvät käytännöt löytyvät parhaiten.

Jotkut organisaatiot epäröivät panostaa sosiaaliseen mediaan koska pelkäävät, että siellä olevia viestejä ei voi kontrolloida. Minulla on uutisia: sosiaalisessa mediassa organisaatioosi liitetään takuulla negatiivisia ja jopa valheellisia asioita huolimatta siitä, toimitteko siellä tai ette. Ja muuten, negatiiviset viestit lisääntyvät eksponentiaalisesti kriisin iskiessä!

Et voi vaikuttaa siihen, mitä muut sinusta viestivät. Voit vaikuttaa siihen, mitä itse viestit itsestäsi. Sinun on vain tehtävä se siellä, missä ne muutkin viestijät ovat – etenkin kriisissä.

Helena Immonen

Helena1

Helena Immonen on ulko- ja turvallisuuspolitiikkaan erikoistunut toimittaja, joka työskentelee verkkouutispäällikkönä Ruotuväki-lehdessä Pääesikunnan viestintäosastolla ja opiskelee viestinnän johtamista HAAGA-HELIA ammattikorkeakoulussa. Uuden oppiminen ja itsensä jatkuva haastaminen niin työelämässä kuin treeneissä saa Helenan syttymään.

Valtiosihteerin kirje muutoksentekijöille

Minulta kysytään usein, uskonko valtiohallinnon kykenevän vastaamaan uudistumisen välttämättömyyteen. Vastaan aina uskovani, kahdesta syystä. Ensinnäkin näen, että ministeriöiden ylin johto tiedostaa muutoksen tuulet ja on valmis yhdessä löytämään ratkaisut. Kansliapäälliköillä on täysi valmius toimia innovatiivisena valtioneuvoston operatiivisena johtoryhmänä.

Toiseksi uskoni perustuu muutoksentekijöiden verkostoon. Kun eri puolelta valtioneuvostoa löytyy runsaslukuinen, eri ikäisten virkamiesten joukko, joka on valmis muutokseen, haluaa oppia uutta, heittäytyä luomaan yhdessä parempaa ja sietää muutoskitkan kuormitusta, tajuaa että uudistuminen tulee vääjäämättä tapahtumaan.

OECD:n kautta olen kuullut lukuisten maiden ministeriöhallinnon tilanteita. Joka puolella kipuillaan samojen kysymysten kanssa. Miten synnyttää parempaa vähemmällä? Miten ratkaista horisontaalisia ongelmia vertikaalisella organisaatiolla? Miten ansaita kansalaisten luottamus? Miten parantaa yhteiskunnan kriisisietokykyä? Miten saada muutoksia aikaan tehokkaammin? Kellään ei ole näihin kysymyksiin valmiita tai oikeita vastauksia. Ne on synnytettävä itse tekemällä, erilaisia ratkaisuja kokeilemalla ja yhdessä oppimalla. Kehittämiseen on otettava mukaan myös kansalaiset, avoimuutta ja innovatiivisuutta ruokkimalla.

Edellytyksenä muutokselle on uskallus toimia kaaoksen reunalla. Jäykät rakenteet ja pysyvät prosessit eivät kykene synnyttämään vastauksia. Niin hassulta kuin se kuulostaakin, ratkaisuihin tarvitaan epäjärjestyksen luomista ja lineaarisen mallin rikkomista. Sitä te muutoksentekijät olette tehneet. Eikä kyse ole mistä tahansa epäjärjestyksen luomisesta, vaan nimenomaan sellaisen epäjärjestyksen luomisesta, jonka takana on vankka näkemys julkisen palvelun tehtävästä. Paremmin toteutetusta tehtävästä.

Kiitos, että olette laittaneet itsenne peliin. Kiitos, että olette uskaltaneet kyseenalaistaa. Kiitos, ettette ole lannistuneet kun jäykät rakenteet eivät ole halunneet teitä sietää. Kiitos, että olette antaneet minulle uskoa julkisen hallinnon tulevaisuuteen. Nyt on hyvä aika olla valtioneuvostossa töissä, jos haluaa muuttaa maailmaa. Pysykää muutoksen aallonharjalla ja rakentakaa parempi Suomi!

27.5.2015 Olli-Pekka Heinonen

Olli-Pekka Heinonen

Avoin hallinto on vallankumouksellinen termi

Avoin hallinto. Siinä sanapari, joka sai aikaisemmin minut poistamaan saman tien varmistimen. Kansainvälisten järjestöjen kommunikoinnissa termiä viljellään niin tiheästi, että lapsena kasvimaan perkauksesta tarpeeksi saanutta hirvittää. Eniten huolestuttaa kuitenkin se, että käsite näyttää irtaantuneen yhteydestään; se on noussut käsitteiden Hall of Fameen, siitä puhutaan kuin kaikkien pitäisi automaattisesti tietää mitä avoimella hallinnolla tarkoitetaan.

Käytännössä avoin hallinto ymmärretään usein kapeasti hallinnon sisäisenä kehitysprosessina. Hallinto näyttäytyy suljettuna laatikkona, johon avataan avoimuuden nimissä pieni luukku, josta huudetaan kansalaisille: ”olemme tätä mieltä, oletteko samaa mieltä?” Sitten kuunnellaan hetki, ja kun mitään ei kuulu, luukku laitetaan takaisin kiinni. Tyytyväisinä, kun on oltu avoimia.

Kanonisoidut termit tavallisesti lahoavat sisältäpäin. Päätinkin katsoa, kuinka laho avoin hallinto jo on. Kokemus oli samanlainen kuin tutustuessa kotiseudun kulttuuritarjontaan; löytyykin paljon rikasta ja hienoa, jonka olemassaolosta aivan nenän edessä ei ole tiennyt mitään.

Oikeasti Avoin hallinto on vallankumouksellinen termi. Se tarkoittaa koko laatikon purkamista. Avoin hallinto ei osallista kansalaisia ylhäältä alaspäin. Avoin hallinto osallistuu kansalaisten, järjestöjen ja muiden toimijoiden kanssa yhdessä samalta tasolta, samalta puolelta pöytää, vaikuttamaan tavoiteltujen asiantilojen toteutumiseen. Uskon vakaasti että tämä on nykyisessä toimintaympäristössä paras tapa saada asioita aikaan.

Auktoriteetin sijasta mahdollisuus ajatella itse

Avoimuus ja sitä kautta kritiikille altistuminen on paras tapa parantaa julkisten palvelujen laatua. Tänä päivänä suomalainen ei enää suostu uskomaan asioita todeksi tai järkeviksi vain sen takia, että auktoriteetti niin sanoo. Hän haluaa nähdä sen polun, koko päättelyketjun, miten lopputulokseen on päästy, ja sen jälkeen itse arvioida, mikä on järkevä johtopäätös. Koko valmistelun avaamisessa helposti seurattavassa muodossa kansalaisille voimme ottaa oppia virolaisilta.

Avoimessa hallinnossa ei ole kyse hallinnon sisäisestä työstä, eikä sitä rakenneta hallinnon kehittämisen takia. Se rakennetaan kansalaisten takia. Mitä me tiedämme suomalaisista? Mitä suomalaiset haluavat, mistä unelmoivat, miten käyttäytyvät? Toimivien normien rakentaminen, määrärahojen kohdennukset ja kehittämishankkeet toimivat vain, jos tiedämme, miten suomalaiset niihin reagoivat ja niiden pohjalta käyttäytyvät. Selkeintä olisi suunnitella ne yhdessä, niin ei tarvitse arvailla tai kuvitella, mitähän mistäkin päätöksestä seuraa.

Ihmiset ovat hyvinvoinnin perusta

Kuka tekee suomalaisten hyvin- tai pahoinvoinnin kannalta tärkeimmät valinnat? Poliittiset päätöksentekijät? Hallinto? Yritykset? En halua väheksyä tai mitätöidä kyseisten tahojen vaikutusta, mutta kyllä ihmiset itse tekevät oman hyvin- tai pahoinvointinsa kannalta tärkeimmät valinnat. Tämä valinnanmahdollisuus on olennainen osa hyvinvointia, tunne elämänhallinnasta on tärkeä osa onnellisuutta.

Voidaanko ihmisten valintoihin vaikuttaa? Varmasti, mutta silloin on tiedettävä, miten muutenkin kuin lailla kieltämällä tai käskemällä voidaan käyttäytymiseen vaikuttaa.

Avoin hallinto tavoittelee kansalaisten hyvinvointia, luottamuksen lisäämistä yhteiskunnassa, suotuisaa ympäristöä talouskasvulle ja demokratian toimivuutta. Demokratia ei Suomen kaltaisessa maassa kohtalonomaisesti ja automaattisesti kehity parempaan suuntaan, vaan voi myös taantua. Niin meillä on nyt käymässä. VTVn pääjohtaja Tuomas Pöystin sanoin ”on uudistuttava, jotta kyetään pitämään edes vanhat hyvät periaatteet voimassa”. Sanoilla on merkitystä, ja ne on elettävä todeksi. Siksi kutsun sinut terminsuojelutalkoisiin. Pelastetaan yhdessä Avoin hallinto lahoamiselta ja tuodaan se Hall of Famesta takaisin kansalaisten arkeen.

 

Olli-Pekka Heinonen

PS. Todellinen muutos lähtee aina alhaalta! Olen iloinen siitä, että valtioneuvostoon on rakentumassa Muutoksentekijöiden kautta vahvaa ”bottom up” -kulttuuria.

Jos yritämme ratkaista ongelmia vanhoin konstein tai liian kapeasta näkökulmasta, aiheutamme yleensä vain enemmän vahinkoa. Tarvitsemme yhä enemmän rajat ylittävää yhteistyötä, kokeiluja ja uusia älykkäitä toimintatapoja. Toimintatapojen takana on aina ihmisiä. Tarvitsemme rohkeasti uudella tavalla ajattelevia ja tekeviä virkamiehiä. Johdon tehtävä on antaa muutokselle mahdollisuus.  Toivon, että saamme tämän blogisivuston kautta Muutoksentekijöiden tekemälle tärkeälle työlle lisää näkyvyyttä sekä keskusteluun mukaan myös yhä enemmän hallinnon ulkopuolisia toimijoita!

Kirjoittaja on pääministerin toimikaudeksi nimitetty valtiosihteeri. Hänen tehtävänään on toimia pääministerin lähimpänä apuna.